Jak delegować, zlecać zadania? Miękkie i twarde zasady delegowania. - Jak prowadzić własną firmę? | Jak prowadzić własną firmę?

Jak Prowadzić Własną Firmę

JPWF

marta

tagline

marta

Bądź na bieżąco!

  • Otrzymuj informacje o nowych artykułach i darmowych szkoleniach prosto na Twoją skrzynkę pocztową.
  • Dołącz do grona moich stałych czytelników*.
 

* Oświadczam, że zapoznałam/em się z zasadami przetwarzania danych osobowych i informacją o administratorze danych osobowych dostępnymi tutaj i zrozumiałem ich treść, a także treść przysługujących mi praw w związku z przetwarzaniem danych. Zrozumiałam/em, że wyrażenie zgody na przetwarzanie danych w celu subskrypcji do newslettera jest dobrowolne i może być w każdym czasie odwołane. Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Martę Woźny – Tomczak prowadzącą działalność gospodarczą pod firmą Marta Woźny – Tomczak PERSONIA z siedzibą w Gdyni w celu subskrypcji do newslettera i kierowania do mnie informacji marketingowych i handlowych za pośrednictwem poczty elektronicznej.

 
Jak delegować, zlecać zadania? Miękkie i twarde zasady delegowania.

Jak delegować, zlecać zadania? Miękkie i twarde zasady delegowania.


Opublikowano  05/02/2019


Mówi się, że prawdziwego szefa czy menadżera poznać można po tym, w jaki sposób dzieli się swoją władzą, jednocześnie jej nie tracąc.

 

„ …pewnego dnia mały chłopiec zapytał mnie: Czy rysuje Pan Myszkę Miki? A ja musiałem przyznać, że nie. No, ale wymyśla Pan te wszystkie dowcipy i gagi? Nie, powiedziałem, tego też nie robię. Wreszcie chłopiec spojrzał na mnie i powiedział: Panie Disney, to co Pan właściwie robi? Cóż, odpowiedziałem, czasem myślę o sobie jak o pszczółce. Latam z miejsca na miejsce, zbieram pyłek i stymuluję wszystkich”

Marc Eliot, „Walt Disney – Czarny książę Hollywood”

Dobry lider rozumie, że jego siłą są ludzie.

 

 

W tym tekście kilka cennych słów i porad w temacie delegowania (a zatem i zarządzania ludźmi) od franczyzobiorcy – Business Partnera PersoniiKrzysztofa Wilczewskiego:

Dlatego delegowanie zadań i czynności stanowi dziś podstawę skutecznego zarządzania firmą. W zasadzie jest to powszechnie znane, a jednak mimo to nadal wielu szefów obawia się przekazywania swych kompetencji podwładnym.

Sam kierując 10 osobowym, rozsianym po całej Polsce,  zespołem w dużej korporacji wielokrotnie borykałem się z myślami, czy na pewno projekt, czy jego obszary, które przekazywałem współpracownikom pod przygotowanie, zostaną wykonane dobrze. Na tyle dobrze, że wspólnie odniesiemy sukces. Czasem spędzało to sen z powiek.

 

Nauczony jednak dzięki mojej pasji do gry w koszykówkę, że: „za błędne podanie piłki do innego kolegi z zespołu odpowiada podający” wiedziałem, że sposób, w jaki to zrobię ma kluczowe znacznie. Korzystałem zatem wówczas z poniższych zasad:

 

4 TWARDE ZASADY DELEGOWANIA:

 

1.    CO?

Określ jasno, co trzeba zrobić, cel zadania musi być klarowny. Określ jakie mają być rezultaty (!).

Z jaką sytuacją chcesz mieć do czynienia, gdy zadanie zostanie skończone?

Ustal i przekaż jasno (!) termin wykonania wszystkich prac, biorąc pod uwagę ilość pracy, jaką już ma pracownik.

 

2.    KTO?

Wyznacz, na kim spoczywa nadrzędna odpowiedzialność za to zadanie, kto jest odpowiedzialny za realizację jego części. (Wbrew pozorom – tu gubi się większość ludzi – to przypis Marty🙂  )Ustal, kto ma prawo zmieniać zawartość zadania, terminy itp.

 

3.    DLACZEGO?

Wyjaśnij powody, dla których zadanie musi zostać wykonane. Wyjaśnij, jak ważne jest ono dla całości zespołu lub firmy. Wytłumacz jasno i w prostych zdaniach, dlaczego konieczne jest jego wykonanie. I znów Marta dodaje – że jeszcze lepiej, gdy pracownicy sami dojdą do wniosku, dlaczego dane zadanie jest ważne. Możesz zapytać: „Jak myślisz, dlaczego  ogóle Cię o to proszę? Jak myślisz, dlaczego proszę akurat Ciebie?”

 

4.    CZY ZROZUMIAŁ?

Ułatw zrozumienie zadania (!). Jako menadżer musisz być pewien, że pracownik  w pełni zrozumiał, na czym polega zadanie. Aby uniknąć nieporozumień, należy porównać swój obraz zadania z obrazem, jaki ma pracownik. Poproś go o opisanie zadania własnymi słowami. Własnymi słowami (!). Nie pytaj, czy rozumie. Zapytaj, jak rozumie.

 

Przykład:

„Janku, proszę Cię, byś przez najbliższy tydzień, licząc od dziś, zbierał odpowiednie dane wyników sprzedaży od handlowców z naszego działu, zestawiał je w codzienny raport sprzedaży i podsyłał mi na maila na koniec dnia w formie znanej Ci tabeli.
Wybrałem Ciebie, jak myślisz – dlaczego? (Daj czas na odpowiedź … .) Wybrałem Ciebie, ponieważ wykazujesz się największą systematycznością i terminowością w przesyłaniu innych raportów i proszę byś to ty był za te zadania w pełni odpowiedzialny.
Potem ten raport jest zbiorczo  przekazywany dalej do zarządu, co pozwala nam na bieżąco reagować w sytuacji kryzysów, jak i pozwala nam szacować przyszłe plany.
Proszę powiedz mi, co sądzisz zadaniu. jakie Ci powierzam, jak je zrozumiałeś. Chcę mieć pewność, że wszystko będę odpowiednio otrzymywał.”

 

5 MIĘKKICH ZASAD DELEGOWANIA:

 

1.    Okazuj zaufanie.

Każdy z pracowników może się wiele nauczyć, jeżeli dasz mu szansę. Ludzie czasem uczą się tak dużo, że przerastają oczekiwania menadżera i oczekiwania własne. Uwierz, że pracownicy poradzą sobie z zadaniem i okazuj im zaufanie. Daj pracownikowi jeszcze jedną szansę, jeśli poniesie porażkę, bo dzięki temu on i pozostali będą się czuli bezpiecznie.

 

2.    Wyrażaj uznanie.

Okazywanie, że doceniasz swoich pracowników jest jedną z głównych metod podnoszenia ich samooceny i przez to jest ogromnie ważne dla efektywnego delegowania.

Zawsze chwal pracownika, który wykonał zadanie tak, jak należało. Brak uznania, którego pracownik w sposób naturalny oczekuje po wykonaniu zadania, może prowadzić do rozczarowania, frustracji i spadku zaangażowania. Komentarz Marty byłby taki, że nawet zwykłe słowa: Dziękuję, że oddałeś to na czas mimo innych spraw na głowie” – potrafi wiele uczynić dobrego. Bądźmy wdzięczni. Wdzięczność wyzwala. Wdzięczność jest SEXY.

 

I jeszcze:

Nigdy! nie przypisuj sobie czegoś, co wykonał Twój pracownik!!

 

Kiedy Ty jako menadżer jesteś chwalony za osiągnięcia działu, zawsze podkreślaj, że to zasługa Twoich pracowników. Pamiętaj o przekazywaniu pracownikom pozytywnych komentarzy, jakie ktoś inny uczynił pod ich adresem.

 

3.    Wzmacniaj poczucie własnej wartości Twoich pracowników.

Przydzielaj swoim pracownikom zadania, które będą dla nich ciekawe i sensowne. Daj im szansę wykorzystania ich silnych stron. Pomagaj im osiągać sukces i ciesz się razem z nimi. Poprawiaj ich błędy i prowadź w taki sposób, aby zachowali poczucie własnej wartości. Udzielaj informacji zwrotnej korygującej ich działania, jeśli jest potrzebna, a nigdy nie krytykuj ich jako ludzi.

 

4.    Bądź przygotowany na błędy i akceptuj je.

Nie ma sensu oczekiwać, że pracownicy wykonają nowe zadanie, nie popełniając błędów. Kiedy ktoś popełni błąd upewnij się, że dostrzega pomyłkę i rozumie jej konsekwencje. Przedyskutuj z nim tę kwestię i podejmij odpowiednie działania, aby uniknąć podobnej sytuacji.

 

Komentarz od Marty jest taki, że wielu menedżerów wkurza się, jeśli ich pracownik nie wykonuje czegoś dokładnie tak, jak oni sami. A wkurzenie się nie pomaga we wzajemnej współpracy. W rezultacie, jeśli na spokojnie nie omawiamy popełnianych błędów, bo nie potrafimy lub nie mamy na to należytego czasu, szef przestaje delegować zadania, a pracownik niewiele się uczy. Finalnie kończy się sytuacja win-win, a zaczyna lose – lose. Szef ma poczucie, że jest zdany na siebie, a pracownik frustruje się, że zawiódł.

 

Czasem trzeba odłożyć ofertę dla klienta na bok, czasem trzeba zostać dłużej w pracy, nie po to, by nadgonić w papierach, ale po to, by spokojnie z kimś porozmawiać. Ludzie nie doceniają często „zwykłych rozmów”, podczas których mogą szczerze powiedzieć, jak coś ich zmartwiło albo zdenerwowało. Nie ma się co dziwić, że potem w pracy czują się samotnie.

 

5.    Bądź elastyczny.

Bierz pod uwagę fakt, że ludzie uczą się, pracują i wykonują zadania w różny sposób. Zaakceptuj metody innych ludzi i ucz się od nich. Bądź otwarty i uważnie słuchaj propozycji pracowników. Dostrzegaj ich specyficzne potrzeby. Szanuj ich czas oraz inne zadania i obowiązki.

 

Na koniec warto dodać, że w ostatecznym rachunku to szef odpowiada za efekty pracy swoich podwładnych. Delegowanie zadań rodzi czasem pokusę, aby tę odpowiedzialność całkowicie przenieść na barki pracowników. Pamiętajmy jednak, że: dobry lider nigdy nie ucieka przed odpowiedzialnością – to właśnie dzięki temu jest liderem.

Jeśli czujesz, że masz problemy z delegowaniem, może warto przyjść na coaching u Krzysztofa lub Marty? 🙂 Zapraszamy do Personii 🙂

 

Jeśli zaś lubisz czytać, zajrzyj do książki: „Jednominutowy menedżer spotyka małpę”. Jest świetna w temacie zarządzania poprzez delegowanie 🙂

Zobacz także:

Maraton w Nowym Jorku. Opinia i relacja.
maraton w Nowym Jorku. opinie. relacja
Kolejne cele na 35 rok życia.
stawienie i osiąganie celów
8 rzeczy, które motywują pracownika i działają za darmo
Spodobał Ci się ten artykuł?
Zapisz się do newslettera, a będziesz na bieżąco. W prezencie otrzymasz webinar "Jak Systematycznie Pracować nad Sobą i Swoim Biznesem 365 dni w roku?"!