3 Proste Zasady do Zastosowania od Zaraz – Jak Dobrze Zorganizować Sobie Dzień

Problem:

Przychodzę do pracy, robię kawę i nawet nie wiem, kiedy mija mi te 8 godzin. Czasem 10. Czas przelatuje mi przez palce, choć jestem normalnie tak zatyrany, że po pracy nie mam już na nic chęci i siły. Najważniejsze rzeczy robię i tak na końcu dnia, bo zanim się do nich zabiorę, muszę ogarnąć bieżące tematy, telefony i problemy, które pojawiają się nagle.

Rozwiązanie:

1. Technika pracy w blokach

Podziel swój czas pracy na bloki, czyli czasowe okresy, liczące od 20 do max. 75 min, podczas których skupiasz się jedynie na czynnościach danego rodzaju. Np. bloki:

9.00 – 9.45: rozruch w pracy, sprawdzenie poczty, kawa, zaplanowanie dnia.

9.45 – 10.30 praca nad najważniejszym zadaniem dnia.

10.30 – 11.00 przerwa (toaleta, przekąska), zadania 2minutowe, o jakich mowa w punkcie 2

11.00-12.00 telefony (nie odbierałeś ich wcześniej, pracując w innych blokach, zatem teraz oddzwaniasz)

12.00 – 13.15 praca z pocztą email

13.15-13.30 przerwa (toaleta, przekąska)

13.30-15.00 spotkanie z Anią (realizujesz wszystkie tematy, które dotyczą Ani za jednym zamachem; nie robiłeś niczego, co dotyczy pracy z Anią wcześniej w ciągu tego dnia, tylko teraz, w tym bloku)

15.00-15.30 zadania 2minutowe

15.30-16.40 praca strategiczna (np. czytanie o rozwoju firmy, kształcenie się i korygowanie bieżącej strategii działania)

16.40-17.00 zadania 2munutowe i finalne sprawdzenie poczty email

Praca w blokach, jak widać na powyższym przykładzie, wymaga grupowania poszczególnych czynności w jednym okresie czasowym, tj. grupujesz w jednym bloku np. wszystkie telefony; wszystkie przelewy; wszystkie prace księgowe; wszystkie zadania wiszące na poczcie, wszystkie zadania związane ze spotkaniem się z kimś itp. Podczas pracy w danym bloku nie wolno skakać do czynności o innym zakresie tematycznym (nie wolno przykładowo sprawdzać wyrywkowo poczty czy odbierać tel, odpisywać na sms czy wchodzić na FB – o ile dany blok tego nie dotyczy).

2. Technika zadań 2 minutowych:

Technika ta, zaczerpnięta z metody Dawida Allena, Getting Things Done, polega na wykonywaniu razem wszystkich zadań 2 minutowych, jako małe przerwy w pracy. Jednym słowem, polega na blokowaniu za sobą zadań drobnych, i dzielenia na pracy na bloki „poważne”, jak i bloki „drobnicowe” – 2minutowki. Np. jeśli jednego dnia masz za zadanie zapłacić za prąd, zadzwonić do teściowej, napisać sms z życzeniami imieninowymi do wuja, przywitać się z kimś nowym w pracy, czyli masz do wykonania zadania drobnicowe, powinieneś je grupować razem. Jeśli zatem sprawdzasz pocztę email – powinieneś od razu wykonać 2 minutowe zadania ze skrzynki odbiorczej, a pozostałe, bardziej czasochłonne zadania, zaplanować do kolejnego bloku – do osobnego wykonania.

3. Technika ważne – pilne:

Najpierw robisz rzeczy ważne i pilne. Potem rzeczy ważne i niepilne. I tak naprawdę to tyle 🙂

Jeśli masz bowiem do wykonania rzeczy nieważne, ale pilne – zdeleguj je komuś. Jeśli nie są ważne dla Ciebie, tylko dla innych, niech inni się nimi zajmują 🙂 🙂 Rzeczy nieważnych i niepilnych nie powinieneś robić wcale!

A teraz przykłady:

1. ważne, pilne – zepsuty komputer pracownika, który nie może przez to pracować i siedzi bezczynnie; pęknięty hydrant u klienta, któremu go sprzedałeś i który boryka się z zalaniem okolicy.

Te zadania nie powinny stanowić więcej niż 20% Twojego czasu pracy! W przeciwnym razie będziesz pracował w wiecznym stresie i szybko wypalisz się!

2. ważne, niepilne – zaplanowanie budżetu na kolejny rok, prace nad rozwojem siebie i strategią firmy, przemyślenie, jak zwiększyć sprzedaż, opracowanie umowy, która powinna być dobrze przemyślana na spotkanie z klientem za tydzień.

Te zadania powinny stanowić min. 60% Twojego czasu pracy! Są najbardziej rozwojowe i przynoszą największą satysfakcję! Po to założyłeś firmę, aby się w niej realizować!

3. nieważne, pilne  – przyszła do Ciebie koleżanka, abyś jej dał przepis na ciasto (przekaż linka do www, nie dyktuj przepisu!); zadzwonił „trudny klient”, którego może obsłużyć pracownik (zdeleguj do pracownika, ne wchodź sam w polemikę!)

4. nieważne, niepilne: zaglądanie na FB, sprawdzanie notoryczne poczty prywatnej, googlanie po Internecie bez konkretnego celu, przeglądanie prasy, z której i tak nic nie wynosisz.

Zastosuj powyższe 3 proste zasady – blokowanie, 2 minutówki, pracę nad ważnymi rzeczami, a nie nad pilnymi – i zostaw komentarz na tym blogu, jak będziesz pracować w odpowiednim do tego bloku czasowym!

(Fotkę do postu pobrałam z: https://www.freeimages.com)