Dostajesz dziesiątki maili, a może setki? Załączasz komputer i zanim przyniesiesz kawę, masz już galopujące wiadomości email, ładujące się w Twojej skrzynce? A może te mailowe potwory piętrzą się tam od zawsze i tylko rosną w siłę?
Co zrobić, by dostawać mniej maili?
1.Sam pisz mniej maili!
To jedna z ciekawych, bo najprostszych zasad – i bardzo skutecznych. Jeśli zadajesz innym w mailu pytanie, to naturalne, że odpiszą Ci w mailu. Jak Ty odpiszesz potem „dziękuję”, to oni odpiszą „nie ma za co :)”. W ten sposób sam rozsiewasz wirusa mailowego, który zmierza do zawalenia mailami zarówno Twojej, jak i cudzej, skrzynki email.
Ogranicz zatem ilość wysyłanych przez Ciebie maili! Podziękować za pomoc możesz podczas lunchu, przy luźnej rozmowie w ramach przerwy w pracy. Wtedy też możesz załatwić inne kwestie osobiście.
2. Ogranicz też maile wewnętrzne!
Do krótkich rozmów służą komunikatory, od Gadu Gadu po Slacka. Zainstaluj jeden z nich, by móc szybkie tematy załatwiać poza skrzynką email.
3. Używaj telefonu – w tym smsa:)
Ostatnio zauważyłyśmy w Personii, jak świetnie działają smsy. Jeden z klientów nawet w ten sposób kupił od nas usługę, a dokładniej sfinalizował czterocyfrową transakcję. Zero maili, zero telefonów. Po prostu krótkie wypowiedzi przesłane w SMSie.
Jemu było wygodniej, i nam też – bo nie marnowaliśmy czasu na maile w stylu: „Pani Barbaro, czy udało się już Pani zapoznać z naszą ofertą?”. SMS wzmaga produktywne działanie, bo jest bardzo dynamiczny i potrafi wiele zdziałać, także handlowo. Stosuj go zatem często!
Rzecz ciekawa ma się też z telefonami. Zamiast modzić długaśnego maila (czytanego 3 razy przez 2 osoby), szczególnie wtedy, gdy temat jest zawiły i skomplikowany, warto zwyczajnie zadzwonić. Ale uprzedź rozmówcę, że masz 5 czy 10 minut, bo pędzisz zaraz na spotkanie (lub czeka na Ciebie inne ważne zadanie) i pozwolisz sobie przejść od razu do rzeczy.
4. Zaufaj – zamiast zbierać „podkładki”.
Sylwia wysyła maile, by mieć podkładki. Podkładki czyli du..chrony. Że ona prosiła, że było to 15 kwietnia, że dziś jest 20ego, a tego nie ma. A przecież ona tak jasno napisała.
Uwierz mi, że jeśli nie masz zaufania do drugiego człowieka, to żaden mail tu nie pomoże. Rozmówca może powiedzieć, że nie dotarło, że nie zrozumiał, że wysłał pytania do danej kwestii, ale pewnie to wina serwera, i nie dotarły… . Oszczędź sobie i innym.
Mail może być potwierdzeniem ustaleń. Przypieczętowaniem zlecenia. Ale błagam – nie ucz się kruszyć kopii o każde zdanie. Ludzie tego nie lubią i trudno się tak robi interesy.
5. Nie siedź ciągle na poczcie!
Poczta konsumuje mnóstwo czasu! Przyznam szczerze, że sama czasem pochłania mnie do cna. Ale ostatnio pracuję nad jednym – i efekty są zdumiewające. Nie sprawdzam rano skrupulatnie skrzynki pocztowej, tylko zaczynam dzień od najważniejszych dla mnie zadań. Jeśli się pali – rozmówca na pewno zadzwoni, wyśle SMS, będzie próbował dodzwonić się do biura.
Jeśli nie chcesz być niewolnikiem poczty i maili, które gromadzą się w skrzynce pocztowej – ich procesowanie nie może być pierwszą rzeczą, którą robisz po wejściu do biura!
6. I wspaniała zasada – usuwaj maile, które wiszą na skrzynce ponad tydzień!
Jeśli coś wisi na skrzynce tydzień – zapewniam Cię, że może być albo przeniesione do odpowiedniego folderu, albo usunięte. To jak ze starymi ubraniami – jeśli czegoś nie nosisz przez rok, to raczej nie ubierzesz tego w ciągu kolejnego tygodnia. Jeśli coś siedzi w piwnicy latami i kurzy się strasznie (jak stary dywan, który może kiedyś się jeszcze przyda …) – pozbądź się tego. Dywan możesz sprzedać, oddać komuś za darmo, albo wyrzucić.
A email – albo zapisz w odpowiednim folderze, albo komuś zdeleguj, albo zwyczajnie skasuj. W przeciwnym razie to on będzie panował nad Tobą, a nie Ty nad nim. Wiesz o tym, prawda? 🙂
Ps. Chcesz zaoszczędzić jeszcze więcej czasu? To bądź na moim webinarze 25.04.2017 o 20.00 , a także zajrzyj tutaj.
