Ha! Znam Twój problem! Na pewno masz za wysokie koszty. Gdyby nie te koszty, zarabiałbyś o niebo lepiej, prawda?
No właśnie, czy prawda? Może i prawda, może i nieprawda. Ciekawe wnioski o kosztach poniżej. Część wyniosłam z rachunkowości ze studiów podyplomowych, ale znaczną część wyniosłam z prowadzenia firmy i doradztwa dla klientów. So have a look:
1.W biznesie nie chodzi tak bardzo o ograniczanie kosztów.
Znacznie bardziej chodzi o generowanie przychodów. Coraz większych przychodów. Jeśli masz postawić sobie priorytety, to kolejność powinna być taka:
I wzrost przychodów; II ograniczanie kosztów
a nie taka: I ograniczanie kosztów; II wzrost przychodów.
Jeśli firma się bardziej ogranicza niż rozwija, bardziej zwija się z rynku, niż rośnie. To podstawowa zasada i punkt wyjścia. Spójrz na posta o tym, jak zwiększać zyski.
2. Ograniczanie kosztów nie musi zaczynać się od dużych kwot.
Kolejnym błędem jest myślenie, że ograniczanie kosztów musi oznaczać radykalne cięcia.
W zdecydowanej większość firm znaczące oszczędności generują małe, a nie wielkie, rzeczy. Szczególnie, gdy są powtarzane kilkanaście razy dziennie – przez jedną osobę lub grupę. Do znaczących obniżek kosztów można dojść redukując cenę zwykłego papieru ksero i ustawiając na wszystkich komputerach opcję druku ekonomicznego, która oszczędza toner. W firmie liczącej 100 pracowników, z którą niegdyś współpracowałam, ta jedna jedyna zmiana – troska o wydruki – przyniosła ponad 50 tys. oszczędności rocznie.
Zatem zanim zaczniesz od radykalnych cięć, przejrzyj „drobnostki”: zwróć uwagę na rachunki za prąd, obejrzyj w jakim trybie pracują komputery, gdy kogoś nie ma przy biurku, jak często w kuchni gotuje się woda, z jakich żarówek korzystasz. Być może wprowadzenia jednego dnia zdalnego dla zespołu w tygodniu przyniesie jakieś 400 zł oszczędności na miesiąc?
3. Ograniczanie kosztów jest zadaniem każdego.
To nie jest zadanie szefa firmy czy szefa działu. To jest zadanie całego teamu. Zacznij od małych pytań kierowanych także do pracowników:
„Jak możesz sprawić, by zaoszczędzić 1 zł dziennie, pracując w naszej firmie?”
I wysłuchaj sugestii. Może kwestia leży w ograniczeniu płatnego parkowania. Może w abonamencie za klub fitness, do którego dany pracownik specjalnie nie chodzi. Być może spotkania z klientem trwają za długo, przez co marnuje się czas pracy (a dodatkowo środki finansowe na kolejne kawy)?
Jeśli uczynisz wszystkich odpowiedzialnych za rozsądne wydawanie pieniędzy, za myślenie o tym, czy oby na pewno trzeba ponosić dane koszty, tworzysz piękny system zarządzania i finalnie generujesz stałą rentowność.
4. Licz wartość godziny pracy.
Roboczogodziny liczy się na budowie – powiesz – bo tam jest to szczególnie popularne. Ale ten sam system powinien obowiązywać w każdej jednej firmie. Każdy szef firmy musi wiedzieć, ile warta jest jego godzina pracy. To samo tyczy się pracownika. Każdego z osobna.
Jeśli wiesz, że zarabiasz – lub chcesz zarabiać – 6 tys miesięcznie, załóżmy, że po opodatkowaniu, możesz przyjąć, że Twoja godzina pracy netto wynosi 6000 / 160 = 37,50 zł. A to oznacza, że aby pokryć podatki i zusy (+ewentualny koszt lokalu, prądu itp.), nie możesz brać na siebie zobowiązań, których przychody netto wynoszą 40 zł netto / godzina, bo to za mało!
W przeciwnym razie będziesz pracować po kosztach.
Tak samo z pracownikami. Jeśli ich koszty utrzymania są wyższe niż przychód, jaki generują średnio w godzinę – oznacza to albo Twoją frustrację, albo ich frustrację, a finalnie z reguły ich odejście lub zwolnienie.
5. Zanim coś kupisz, wyciśnij z obecnych zasobów.
Śmiem twierdzić, że to jeden z najczęstszych błędów szefów firm. Kupują, kupują, kupują – zamiast uprzednio pomyśleć, z czego wycisnąć, by ograniczyć koszty. Zamiast pomyśleć, czy dany produkt jest rzeczywiście potrzebny.
Nowy komputer? Może starczyłby używany. Kolejny pracownik? Może któryś z obecnych pracowników akurat potrzebuje pieniędzy i chętnie weźmie płatne nadgodziny? Inwestycja w nową siedzibę firmy? Z reguły to nie inwestycja, to ogromny wydatek. Być może spotkania z klientem mogą odbywać się w miejscach publicznych lub w przestrzeni coworkingowej?
6. Podnieś ceny.
Teraz pewna zasada z rachunkowości. Większe zyski daje wzrost cen, nie ograniczenie kosztów. Jeśli dawno (np. od 1,5roku – 2 lat) nie robiłeś podwyżek cen swoich produktów, zdecydowanie warto do tego przysiąść.
7. Mądrze nagradzaj.
I siebie, i innych. Jeśli pracownika i siebie nagradzasz tylko finansowo, to kicha. (Zobacz też koniecznie tekst o motywowaniu przez nagrody). Czasem znacznie lepsze jest szczere poklepanie po ramieniu, spędzenie czasu w w miły sposób, powiedzenie sobie czy innym „Kurcze, naprawdę dobra robota.” Samoocena jest ważna. Wbrew pozorom – nie można jej kupić za $.
