Jak skutecznie poprowadzić zebranie z pracownikami?

Problem:

Nie lubię zebrań. Nasze się bardzo rozwlekają, ludzie przychodzą spóźnieni, nieprzygotowani. Czasem z komputerami i tam sobie zaglądają. Niektórzy się rozwodzą i poruszają niewłaściwe tematy. Zdarza się, że z godzinnego spotkania 15 minut robimy sobie kawę i schodzimy się, rozmawiamy o niczym przez kolejny kwadrans, a temat najważniejszy zostaje na koniec, omawiany po łebkach. Potem się rozchodzimy i co? I nie ma nic. Coś tam niby było mówione, ale kto to zrobi? Kiedy? Po co?

Rozwiązanie:

1. Poinformowanie uczestników spotkania o jego terminie, celu, harmonogramie i osobie prowadzącej z wyprzedzeniem. Przykładowo może być to email o takiej treści:

„W piątek, czyli za 3 dni, na 11.00 organizuję spotkanie dotyczące aktualnego stanu sprzedaży. Omówimy standardowo wyniki za ubiegły miesiąc i wprowadzimy bieżące korekty. Zapraszam Olę, Olgę, Olgierda i Olka. Proszę sobie przynieść coś do picia wcześniej, aby nie było kolejki do czajnika i opóźnienia spotkania. Krótka agenda spotkania:

11.00: Olek – sprawozdanie za zeszły miesiąc z jego działu (wg schematu z naszych procedur-[ba! trzeba mieć schemat, ale o tym jeszcze napiszę])

11.10 – Ola – sprawozdanie za zeszły miesiąc z jej działu i z działu Roksany, która jest na urlopie (wg schematu z procedur)

11.20 – dyskusja – analiza sukcesów i porażek miesiąca (w temacie sprzedaży)

11.40 – zaplanowanie zmian na kolejny miesiąc i kwartał, zgodnie z wynikami dyskusji, wraz z rozdaniem ról osobom odpowiedzialnym za działania

11.55 – zakończenie spotkania, zaplanowanie kolejnego terminu i zadań do realizacji.

Spotkanie niech proszę poprowadzi Olga, w tym moderuje dyskusję i trzyma się czasu. Olga, jakie masz do mnie pytania w tej kwestii?

Olgierd się uczy, on będzie za tydzień moderował dyskusję.

Moja rola jako szefa na tym spotkaniu to obserwować, jak radzicie sobie beze mnie.”

2. Poproszenie uczestników o przygotowanie się. Może być w formie maila, może być na liście projektów / liście TO DO (pisałam o tym tutaj: Jak prowadzić kalendarz?). Jeśli ktoś ma iść na spotkanie nieprzygotowany, to stosuję zasadę, że lepiej, aby go tam nie było, bo to strata czasu moja, jego i wszystkich obecnych. Zadziwisz się pewnie, przecież nie zawsze można się przygotować. Jak może się przygotować nowy pracownik na spotkanie wdrożeniowe? Ano może. Niech poczyta chociaż Waszą www, zaznajomi sięz produktami, obejrzy profil na fejsie, niech coś już mu w głowie kiełkuje. Zawsze można się przygotować i zawsze trzeba się przygotować. Człowiek przygotowany siedzi na spotkaniu oczekując konkretów w temacie i łatwiej niecierpliwi się, jak ich nie dostaje, bo oni są dygresyjni.

3. Rozdane role, szczególnie jak jest Was więcej. Kto pilnuje czasu, kto mówi na temat porażek, kto na temat sukcesów, kto opisuje trudną sytuację z klientem, kto informuje o wynikach (sprzedaży, badania ankietowego). Kto powie o  jakości pracy swoich podwładnych, wąskich gardłach na produkcji, wadliwości produktów, nowej strategii marketingu itp. Ustal też, kto będzie rozliczać członków zespołu z rozdanych im na końcu zadań do wykonania, wraz z terminem. Oczywiście nie wszystko na jednym spotkaniu.

4. Wywalmy krzesła i stoły – jeśli spotkania mają być szybkie. Stojący uczestnicy spotkań mówią szybciej i nie rozwodzą się. To pomaga w pracy biurowej, gdzie wszyscy siedzą. Jeśli masz pracę stojącą i pracownicy Twoi chodzą po sklepie, podają zza lady, są kelnerami, mechanikami w nieustannie niewygodnych pozycjach – to normalne, że będą woleli krzesła, sama bym wolała. Ale stoły? Na co im stoły? Aby coś zapisać? No można, można, choć poddaję to do rozważenia, bo stoły już na dzień dobry sugerują naradę.

5. Brak telefonów i brak laptopów. Brak rozpraszaczy uwagi. Jeśli coś jest rzeczywiście potrzebne  do dobrej prezentacji, niech będzie to flipchart, ewentualnie komputer i jak da radę, to odłączony od netu. Zobaczysz, że samo przełączanie się, szukanie rzeczy na bieżąco w necie jest wielką pokusą, wielką, wielką, wielką i zawsze się wydaje to bardzo konieczne. A co z notowaniem na tablecie? No nie wiem sama, jak jest szybkie, sprawne i rzeczywiście jest tylko notowaniem, niech będzie. Ale zapewniam, że pokusa będzie czyhała.

6. Dobre spotkanie trwa od 10 do maksymalnie 60 minut. Jeśli jest dłuższe, to już narada. Poziom koncentracji spada do zera. Staraj się zamiast jednej narady 2-3 godzinnej w ciągu dnia, gdzie wszyscy padają na twarz z głodu, zmęczenia i znudzenia, zrobić 1-2 rozbite spotkania w ciągu tygodnia. W przerwie między nimi zadaj uczestnikom pracę domową – niech się przygotują.

7. Dobre spotkanie angażuje wszystkich członków. Jeśli jest na nim obecna Olga, Olgierd, Olek i Ola, i szefunio, a sprawa dotyczy jedynie / głównie Olgierda i szefunia, to po co tracić czas pozostałej trójki? To częsty błąd, że 2-3 osoby rozmawiają wewnątrz spotkania na tematy, które mogą spokojnie omówić na zewnątrz.

9. Dobre spotkania to spotkanie z rozwiązaniami, a nie problemami. Dobry uczestnik spotkania nie przynosi na nie swoich problemów, ale przynosi swoje problemy czyli wyzwania, swoje propozycje rozwiązań i przemyślane wstępnie decyzje. Spotkania to nie sesja narzekania. To sesja rozwiązań, optymizmu, energii dla zespołu.

8. Zastanów się, czy owe spotkanie jest NAPRAWDĘ KONIECZNE. Mnóstwo spraw mogłoby być szybciej załatwionych telefonicznie, skypowo, mailowo, poprzez listę TO DO (tak, to o niej pisałam: tutaj: Jak prowadzić kalendarz? ) Nie bądź – przepraszam za słowo – upierdliwym szefem. Jedno – dwa spotkania bezpośrednio podległego Ci zespołu w tygodniu, maksymalnie po godzinie, naprawdę wystarczy. Czasem mniej, znaczy lepiej.

(fotka śpiącego pana – freeimages.com)