Niezależnie od tego, czy masz firmę kilkuosobową czy średnią czy też może jesteś managerem działu, Twoi pracownicy chcą i będą korzystać z urlopu wypoczynkowego. Co warto o nim wiedzieć, a o czym szef często zapomina?
5 rzeczy, które szef powinien wiedzieć o urlopach pracowników:
1. Masz prawo odmówić pracownikowi urlopu na żądanie.
Choć urlop na żądanie jest w teorii prawem pracownika, które powinno umożliwić mu wolne w nagłej sytuacji, to i tak pracodawca może pracownikowi takiego urlopu odmówić. Stać się tak może wtedy, kiedy nieobecność pracownika wpłynęłaby zaburzająco na pracę firmy (wystarczy, że pracownik pracuje na jednostkowym stanowisku lub kiedy np. w firmie nie ma wielu osób, bo są urlopy bądź chorują).
2. Możesz, ale nie musisz, tworzyć plan urlopów.
Wprawdzie plan urlopu Inspekcja Pracy sprawdza podczas kontroli w pierwszej kolejności, ale warto pamiętać, że jeśli w firmie nie ma Związków Zawodowych, to nie trzeba Planu Urlopu tworzyć. Można je dawać ad hoc.
Oczywiście, brak Planu Urlopowego może być poważnym obciążeniem dla firmy, jeśli okaże się nagle, że wszyscy zapragną urlopu w podobnym czasie. Dlatego zawsze lepiej jednak zaplanować urlopy – przynajmniej na pół roku. Zawsze na wniosek pracownika termin może ulec zmianie. Planowanie i zarządzanie urlopami zdecydowanie ułatwiają elektroniczne wnioski urlopowe – czyli systemy IT, które pozwalają pracownikom na przesłanie wniosku, a pracodawca może je łatwo ewidencjonować i sprawdzać układ urlopów dla całego działu bądź firmy. Dodatkowo, pracownicy w firmie wykorzystującej elektroniczne wnioski urlopowe mają stały bieżący dostęp do informacji o tym, ile jeszcze mają wolnego w danym okresie rozliczeniowym.
3. Nie możesz zmuszać pracowników do wzięcia urlopu w określonym dniu.
Nakłanianie pracowników do brania urlopów w określonych dniach to dość częsta praktyka pracodawców, która jednak jest niezgodna z prawem i niesie poważne konsekwencje wizerunkowe. To pracownik, a nie pracodawca, decyduje o tym, kiedy zrealizuje swój urlop wypoczynkowy.
Bywa, że pracodawca analizują dłuższe okresy wolnego (tzw. długie weekendy) dochodzi do wniosku, że zamiast pracować na „pół gwizdka” bo połowy firmy nie będzie, a druga połowa i tak będzie rozleniwiona, wygodniej jest dać wszystkim urlop i zamknąć firmę na ten jeden czy dwa dni. Mimo tego, że faktycznie czasem takie rozwiązanie byłoby ekonomiczne, to jeśli nie ma jednomyślności wśród pracowników, nie można ich zmusić do wzięcia w tym dniu wolnego.
Uwaga! W takiej sytuacji, można wykorzystać konieczność oddawania wolnego za święto wypadające w sobotę. Taki dzień wolnego, należy oddać pracownikom w obowiązującym okresie rozliczeniowym (o ile w regulaminie nie napisano inaczej, to okres rozliczeniowy może wynosić maksymalnie 4 miesiące). Przykładowo – w 2018 roku mamy jedno święto w sobotę – 6 stycznia. Wolne za ten dzień można dać pracownikom 30 kwietnia (poniedziałek) wydłużając wszystkim weekend do 4 dni i mogąc zamknąć firmę.
4. (Ale) możesz zmusić do wzięcia urlopu, jeśli jest to urlop zaległy.
Pracownik musi wykorzystać zaległy urlop do końca września kolejnego roku, w którym nabył prawo do urlopu. A co jeśli nie chce? W takiej sytuacji, pracodawca lub manager może przymusić pracownika do wykorzystania takiego urlopu. W przeciwnym razie, firmie w razie kontroli PIP grozi kara.
Aby wszystko było zgodne z prawem, dobrze jest posiadać potwierdzenie tego, że pracownik nie chciał dobrowolnie udać się na urlop (np. w formie mailowej korespondencji).
Warto też pamiętać o tym, że przymusowe wysłanie na urlop tyczy się urlopu zaległego, a nie bieżącego (czyli nie możesz w grudniu wysłać pracownika na urlop po to, by nie przeniósł on go na kolejny rok).
5. To ty (jako szef) decydujesz o tym, kiedy i czy pracownik wykorzysta zaległy urlop w okresie wypowiedzenia.
Bardzo często pracownicy, którzy składają wypowiedzenie, od razu proponują pracodawcy, że w związku z tym wykorzystają w okresie wypowiedzenia przysługujący im urlop wypoczynkowy. Nie rzadko zdarza się, że pracownik zmieniający pracę umówi się już z kolejnym pracodawcą na konkretny termin rozpoczęcia pracy, jeszcze w trakcie trwania poprzedniego stosunku pracy, zakładając, że będzie pracować w czasie urlopu.
Z reguły, pracodawca woli w takiej sytuacji, by pracownik spędził okres wypowiedzenia na urlopie (zwłaszcza jeśli rozwiązanie umowy nie przebiega w pozytywnej atmosferze). Są jednak takie sytuacje, w których brak pracownika zaburzyłby funkcjonowanie firmy i lepiej, by pracował on do końca trwania stosunku pracy.
Warto zatem pamiętać, że to do pracodawcy, a nie do pracownika należy decyzja o tym, czy w okresie wypowiedzenia pracownik będzie musiał świadczyć stosunek pracy czy też będzie mógł iść na urlop wypoczynkowy. Pracodawca nie musi przy tym pytać się pracownika o zgodę ani prosić go o wypisanie wniosku urlopowego. Informacje o sposobie rozliczenia urlopu można zawrzeć już w wypowiedzeniu. Jeśli firma posiada system elektronicznych wniosków urlopowych, wystarczy taki urlop po prostu zaznaczyć w systemie.
Podstawa prawna – Kodeks Pracy, Art. 1671
Ten post opracowała dla Ciebie Sabina Stodolak, blogerka z portalu TomHRM.
