Problem:

Marta! Ratuj! Moja poczta pada pod ilością maili! Dziś było 300, nie sprawdziłem, bo miałem spotkania, a teraz patrzę, że ich liczba jeszcze się zwiększyła! Wiesz, ile mam wiadomości w skrzynce pocztowej?! Na niektóre to już nawet nierealne jest odpowiedzieć, bo chyba ich nawet nie znajdę!

Rozwiązanie:

 Jak ograniczyć ilość maili w skrzynce pocztowej?

Rad jest kilka, cytuję swoje doświadczenia, choć parte na programach typu Nozbe, Wunderlist, jak i oczywiście dobrej książce o produktywności – Getting Things Done (David Allen).

1. Skrzynka pocztowa to nie studnia bez dna, choć takową się wydaje. Jeśli ją tak potraktujesz, na pewno zmieni się w puszkę Pandory. Jeśli pozwolisz innym, by ją zaśmiecali, to na pewno tak też się stanie. Dobrze zastanów się, kto może do Ciebie pisać i czy warto dać Twój adres email na każdej stronie www.

Pomaga też – ze względów technicznych – podawanie adresu email na stronie bez linkowania (!). Wówczas na dzień dobry masz mniej spamu. Jak mówi mój mąż, nazwijmy go Łukasz – Informatyk:

Roboty chińskie scanują strony internetowe i zbierają mailiki, by tworzyć obszerne bazy wysyłkowe 🙂 Nie dawaj im zatem papu.

 

2. Zaglądaj na skrzynkę pocztową 2 razy dziennie – i nigdy nie z samego rana!! Zawsze jest tam pełno potworów, które najcenniejszy Twój czas chętnie skonsumują. Zrób najpierw ważne zadania, albo chociażby zaplanuj dzień. Potem przejdź do bloku pracy najważniejszej, zaplanowanej na dziś, a potem dopiero odpal zło konieczne – czyli właśnie pocztę email. Jeśli zrobisz to około 10.00 – 10.30, założę się, że niewiele stracisz z bycia „up to date” na mailach, za to wiele zyskasz z bycia „up to date” z rzeczami ważnymi, którymi sam zarządzasz. Piotr Michalak mówi:

Czy pracujesz z tym, co samo do Ciebie przychodzi, czy też z tym, co wychodzi od Ciebie, bo jest Twoim celem?

No właśnie – czy bierzesz od losu, tym samym od skrzynki mailowej, to co Ci niesie? Czy też sam kreujesz swoją rzeczywistość, a tym samym i swoją skrzynkę mailową?

Zatem w ciągu dnia załóż, że dwa razy pracujesz na poczcie i rozwiązujesz „pocztowe” dylematy. Więcej Ci nie potrzeba. A jeśli jesteś szefem – sprzedawcą i powiesz, to niemożliwe? Bo towar musi wyjść do 14.00? Bo klient inaczej zadzwoni? Niech dzwoni. Jeśli wiesz po co, czy musisz odebrać? Jeśli walczysz z czasem i sprzedajesz poprzez pocztę swoje produkty, to czy nie sądzisz, że potrzebujesz handlowca?

3. Jak boisz się, co będzie, tylko 2 razy zaglądając na email, ustaw autoresponder, że nie ma Cię w biurze na kilka dni i zobacz, co się zadzieje. Dla odważnych – napisz też, że kontakt telefoniczny z Tobą będzie utrudniony! I graj z drugiego planu, czekając, aż przynajmniej część maili się sama przedawni. To dobra metoda, aby zautomatyzować biznes, bo zobaczysz, jak klienci reagują, kiedy Cię nie ma, do kogo piszą, jak Cię szukają itp. Świetna sprawa, jeśli chcesz pracować w firmie mniej niż przysłowiowe 8 godzin. (Zobacz post: Jak odzyskać więcej wolności i uwolnić się od pracy 24h na dobę?)

4. Wszystkie emaile, jakie czytasz podczas tych dwóch bloków mailowych, od razu klasyfikuj na kategorie:

a. do zrobienia przez Ciebie od razu (zajmą nie więcej niż 2-3minut, aby załatwić sprawę)

b. do zrobienia przez Ciebie na dziś (oznaczaj gwiazdką; nigdy nie więcej niż 3-4 maile albo 2-2,5 godziny pracy)

c. do zdelegowania (od razu przesyłaj dalej z jasną instrukcją wykonania, wyznaczonym terminem realizacji, jak i formą raportowania wyników)

d. do wpisania na listę TO DO (do zaplanowania w czasie, określ od razu termin); o liście TO DO pisałam tutaj: Jak prowadzić kalendarz?

e. do usunięcia raz na zawsze (błagam, pozbądź się sentymentów!!)

Odpowiednie maile wrzucasz potem do odpowiednich folderów, ale o tym jeszcze obiecuję napisać.

5. I po piąte – bo w tym poście na razie wystarczy dalszych wskazówek, by nie był przydługi – pamiętaj, że ZANIM odpiszesz na maila, ZANIM  wyślesz dodatkowe pytanie, ZANIM dasz znać komukolwiek, że jego wiadomość dotarła do Ciebie i została odczytana, upewnij się, że NA PEWNO temat jest warty dalszego pisania i poczta email jest najefektywniejszą formą jego załatwienia.

Mi te rady pozwalają okiełznać potwora, a o innych (w tym o mądrych pocztowych folderach) jeszcze napiszę. Macie dalsze pomysły?

(fotka z freeimages.com)