Problem:
Ten temat – temat poczty email – woła o kontynuację, bo temat rzeka. Jak nie stać się uzależniony od maili? Jak nie uczynić sobie z obsługi poczty email puszki Pandory, o jakiej piszesz tutaj – Jak radzić sobie z nadmiarem maili? . Nie chcę być niewolnikiem swoich wiadomości!
Rozwiązanie:
Rozwiązanie to nic innego, jak po pierwsze, zapoznanie się z postem powyżej (Jak radzić sobie z nadmiarem maili?), a po drugie – organizacja skrzynki mailowej w specjalne foldery. Foldery te to takie teczki, które przechowywać mają 99% mail – ten 1 brakujący procent to maile ze skrzynki odbiorczej, które dotarły czy dotrą dzisiaj. Tak, dokładnie. Co mam na myśli? Mam na myśli to, że przeczytana wiadomość ze skrzynki odbiorczej natychmiast zmienia swoje miejsce. Jeśli jej nigdzie nie przerzucisz, zapewniam po stokroć, że urosną jej korzenie, którymi to zakorzeni się sprytnie i na długo, i ściągnie znajomych (czytaj – przyciągnie inne wiadomości email do skrzynki odbiorczej, a sama zalegnie na dnie).
Dlatego od razu po przeczytaniu poczty – a jak wiemy z postu powyżej, zaglądasz na skrzynkę 2 razy dziennie – segregujesz maile do odpowiednich kategorii:
a. do zrobienia przez Ciebie od razu
–> te maile po zrobieniu albo usuwasz (folder KOSZ), albo przenosisz do folderów omówionych niżej
b. do zrobienia przez Ciebie na dziś
–> folder NA DZIŚ
c. do zdelegowania (od razu przesyłaj dalej z jasną instrukcją wykonania, wyznaczonym terminem realizacji, jak i formą raportowania wyników)
–> folder CZEKAM NA ODP.
d. do wpisania na listę TO DO (do zaplanowania w czasie, określ od razu termin); o liście TO DO pisałam tutaj: Jak prowadzić kalendarz?
–> te maile po zrobieniu albo usuwasz, albo przenosisz do folderów omówionych niżej
e. do usunięcia raz na zawsze (błagam, pozbądź się sentymentów!!)
–> folder KOSZ
Jak wykorzystać foldery pocztowe, aby okiełznać skrzynkę odbiorczą?
Omówmy najpierw najbardziej spektakularny folder:
1. CZEKAM NA ODP.
To folder, który zawiera maile, po których nastąpiła Twoja odpowiedź, i w których Ty sam oczekujesz odpowiedzi zwrotnej.
Przykład 1: Józek wysyła Ci maila z ofertą ogólną. Ciebie coś tam zainteresowało i odpisujesz i wysyłasz do Józka – „po ile te futerały na telefon?”. I wówczas wrzucasz maila do folderu CZEKAM na odp. Wrzucasz nie tyle, ile swojego maila, ile maila z ofertą. Zapewniam, że będziesz potem pamiętać, o co chodziło, o ile pracujesz na trzeźwo 🙂
Przykład 2: Ania, Twój pracownik, wysłała Ci swoje godziny pracy, które musisz rozliczyć i za które musisz zapłacić. Ale nie rozumiesz, dlaczego 15ego pracowała w nadgodzinach. Dlatego piszesz do niej maila z pytaniem: „Ania, a 15ego czemu siedziałaś po godzinach? Jakie robiłaś zadania?”. I tego maila wysyłasz do Ani, a sobie maila z godzinami pracy wrzucasz do folderu CZEKAM NA ODP.
Czy folder jest jasny? Myślę, że tak. Pozostaje napisać, że przeglądasz ten folder raz na dzień – dwa. I jeśli nie dostałeś na coś odpowiedzi, a jest to pilne, wysyłasz ponaglenie. A jeśli jużdostałeś odpowiedź, przenosisz maila do foldera z punktu 3. Proste, prawda? 🙂
2. Kolejny ciekawy – NA DZIŚ:
Ten folder jest pozornie mega pojemy. Najbardziej ze wszystkich, bo często wydaje nam się, że każde zadanie musi być dziś zrobione i że na pewno zdążymy. Dlatego jeśli ilość poczty w tym folderze przekroczy czas normy na wykonanie, tj. 2 godziny (2 bloki po 55 min, wraz z przerwą 10 min po środku) i jeśli przekroczy to 3 razy z rzędu, znaczy, że źle z nim pracujesz.
Bo folder NA DZIŚ to zadania na 2 godziny pracy. Maksymalnie 2 godziny pracy. On więcej nie trawi. I dopiero jak wykonasz zadania z tego folderu, to możesz mu dodać kolejne. Dlaczego? Bo ten folder jest wrażliwy na tzw. zatwardzenie. Dbaj o niego, to będzie ładnie pracować, pozwól mi się objeść – odbije się czkawką.
Ten folder czyścimy codzienne do zera, bo na noc musi chodzić spać z pustym żołądkiem.
3. Foldery inne, tematyczne:
*imienne, pracownicze – KASIA, ZOSIA, itp.
Tu wrzucasz pocztę od Kasi, Zosi, która nie wymaga zapisania do folderu CZEKAM NA ODP. , ani do folderu NA DZIŚ, ani też do listy TO DO.
* imiennie, tyle że klienckie – HUGO SP. z o.o., ALEKS STUDIO, itp.
Analogicznie, jak wyżej:
Tu wrzucasz pocztę od klienta z firmy HUGO czy ALEKS STUDIO, która nie wymaga zapisania do folderu CZEKAM NA ODP. , ani do folderu NA DZIŚ, ani też do listy TO DO.
* ZAPYTANIA OFERTOWE:
Tu lądują maile od potencjalnych klientów, którzy może coś kupią od Ciebie, ale jeszcze nie wiemy. Jeśli czekasz na odpowiedz właśnie od potencjalnego klienta, to jego pierwszy mail idzie do folderu CZEKAM NA ODP. . A potem w trakcie trwania wymiany maili przenosisz starocie z CZEKAM NA ODP. do folderu ZAPYTANIA OFERTOWE. By w CZEKAM NA ODP. mieć zawsze bieżący wątek, kumasz? 🙂
* foldery tematyczne, firmowe, jakby działy firmy – MARKETING, IT, ADMINISTRACJA, KSIĘGOWOŚĆ, PR, BADANIA I ROZWÓJ (ang. R&D), itp.
Tu lądują maile – o ile nie są – tak już wiesz – w CZEKAM NA ODP., NA DZIŚ – z tematyką przykładową: opłata za prąd (ADMINISTRACJA), kilometrówka (KSIĘGOWOŚĆ), oferta na długopisy z nadrukiem (MARKETING), zaproszenie na wywiad czy fajny networking (PR).
* i ostatni folder, z tych podstawowych – ROZWÓJ DLA MNIE
Ten folder to kuźnia szkoleń, ciekawych książek do przeczytania, rozwojowych filmów, konferencji, na których warto się pojawić.
Do przeglądania raz na miesiąc 🙂 A nuż widelec, coś Cię ponownie zainteresuje?
Jeszcze inne moje przykłady, choć bardziej rozbudowane, bo w podfolderch:
- oferta konkurencji: MARKETING–>KONKURENCJA
- klient, który zakupił dwie usługi: HUGO–> REKRUTACJA lub HUGO –>SZKOLENIE
- rotujące stanowisko stałe, ale z wymienną kadrą –> WSPARCIE
- hasła dostępu: ADMINISTRACJA–> HASŁA
Liczę, że tymi przykładami coś pomogłam i ujarzmisz potwora. Napisz, jak poszło!
(fotka z freeimages.com; a moja korespondencja w ramach bloga w folderze BLOG 😉
