Nigdy wcześniej walka o efektywną pracę nie była tak wielka. O naszą koncentrację uwagi w samej pracy rywalizują powiadomienia z mediów społecznościowych, wyskakujące okienka poczty email, telefony, WhatsAppy, smsy. Przeszkadza też hałas z ulicy albo niespodziewane wejście klienta czy dostawcy do firmy. Czy w takich warunkach da się pracować efektywnie?
Oto kilka tipów, które z pewnością pomogą:
1. Wyłącz powiadomienia
Jednym z najgorszych nawyków XXI wieku jest patrzenie na telefon, który miga i słuchanie dzwoneczka oznajmiającego, że właśnie przyszło powiadomienie. Usuń to! Ten dźwięk w SMS, dźwięk w Whatsapp, usuń powiadomienia mailowe czy z mediów społecznościowych. Usuń powiadomienia od banków, serwisów informacyjnych i wszystkie inne. To największy zakłócacz efektywności działania – działa małymi krokami, jakby niezauważalnie, ale jest bardzo skuteczny w przeszkadzaniu.
2. Ustal bloki czasowe, w jakich nie można Ci przeszkadzać
Praca nad dłuższym zadaniem, który wymaga analizy, powinna być zaplanowana. A ten plan powinien być zakomunikowany otoczeniu. Jeśli nawet zrobisz wszystko, by znaleźć godzinę spokojnej pracy w kalendarzu, wcale nie oznacza to, że ktoś spontanicznie Ci tego czasu nie odbierze. Powiadom najbliższe otoczenie, że w danych widełkach czasowych (nawet w ciągu krótkich 20 minut) jesteś niedostępny. System pracy w blokach zaczyna się małymi krokami, czasem i sam szef musi się do niego przygotować mentalnie, by nie odbierać telefonów podczas ważnych zadań wymagających wysiłku intelektualnego.
3. Ważne zadania wykonuj w czasie najwyższej wydajności Twojego mózgu
Oprócz dobrego odżywiania się i nawodnienia, a także pewnej porcji aktywności fizycznej w ciągu dnia, mózg potrzebuje też odpowiedniej, stałej agendy, by efektywniej pracować. Jeśli raz pracujesz wieczorami, a potem wymagasz od niego porannej mobilizacji – nie ma się co dziwić, że będzie stawiać opory. Zastanów się chwilę, kiedy najlepiej myślisz, kiedy sprawnie analizujesz dane lub masz kreatywne pomysły – i ten właśnie czas przeznaczaj na dane zadania. Mi dobrze pracuje się rano, ale wiem, że zanim zacznę pracę w trudnych tematach, lubię zajrzeć na firmowy komunikator Slack, lubię sprawdzić, co w poprzedni wieczór wydarzyło się w mediach społecznościowych na kontach Personii. Jak to zrobię, to po 10-15 minutach mózg się rozgrzewa. Wtedy mogę się odłączyć i przejść do zadań wymagających koncentracji.
4. Korzystaj z przerw
Tu nie ma zmiłuj. Przerwa to jeden z największych stymulatorów dla mózgu, o ile jest to jakościowa przerwa. Jeśli idziesz po kawę i podczas jej parzenia rozmawiasz z pracownikami / klientami na tematy biznesowe – nie jest to przerwa.
To tylko zmiana służbowej aktywności. Prawdziwa przerwa to krótki spacer po lesie czy parku, albo chociaż wyjście na świeże powietrze, by się dotlenić. Prawdziwa przerwa to możliwość odwrócenia uwagi od pracy, jaką wykonywaliśmy 5 minut temu. Na przykład poprzez świadome zjedzenie posiłku czy telefon do kogoś bliskiego.
5. Nie przeładowuj dnia zadaniami
Efektywny dzień pracy to taki, w którym zrealizuje się dedykowane na ten dzień zadania. Jeśli masz ich za dużo, to nawet gdy od samego rana pracujesz jak mrówka, umysł nadal czuje, że jest mniej skuteczny. Zadania znikają w zbyt wolnym tempie. Cieszy nas nie to, co już zrobione, ale przytłacza to, co jeszcze zostało. Jednym z pierwszych rzeczy, które pokazuje szybki wzrost efektywności działania, jest odpowiedź na pytanie: Czego na pewno dzisiaj nie zrobię?
6. Skróć spotkania
W większości firm przyjęło się jakby z domysłu, że czas na spotkanie to 60 minut. Z jakiej okazji? Spotkanie może trwać 20 minut, może trwać nawet 10 minut albo 45 minut. Jeśli ograniczysz czas na spotkania, zyskasz – średnio na biznes patrząc – godzinę dziennie, i to jako minimum.
Dobrym taktem jest uprzedzenie rozmówcy, że masz na przykład 45 minut czasu, a dobrą praktyką jest rozpoczynanie spotkań o godzinie „niepełnej”, czyli dla przykładu 12.20, a nie 12.00.
To tak w skrócie kilka praktyk z biznesowej praktyki zarządzania sobą w czasie. Po więcej zapraszam na szkolenia na www.personia.pl i do newslettera.
