Problem:
Bartosz, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, zwrócił się do mnie z pytaniem, jak prowadzić budżet, jak nim zarządzać. Ten post to odpowiedź zebrana z moich ponad 10-letnich doświadczeń i jest początkiem opracowywanego teraz cyklu na blogu.
Rozwiązanie:
Czy trzeba prowadzić w ogóle budżet?
Oczywiście, że trzeba! Dużo więcej problemów wynika w firmie z faktu, że budżet nie jest prowadzony, niż z faktu, że jest prowadzony mało profesjonalnie. Znacznie rzadziej spotykam się na swej drodze zawodowej z zawodnikami przedsiębiorcami, którzy mają źle opisany budżet, niż z tymi, którzy go w ogóle nie mają.
Jeśli poważnie podchodzisz do biznesu, z którego chcesz nie tylko dorabiać, ale i zarabiać, ten temat to dla Ciebie podstawowy element. TYM BARDZIEJ, jeśli pracujesz na działalności. Bo będąc prezesem spółki kodeksu handlowego, taki budżet siłą rzeczy tworzy się bardziej naturalnie.
Ostatnio rozmawiam z przedsiębiorcą, który w budżecie nie uwzględnił wynagrodzenia dla siebie, nawet minimalnego. To jakieś nieporozumienie.
Jak w praktyce prowadzić budżet?
To, co teraz napiszę, bazuję na swojej wiedzy i mam przećwiczone w praktyce. Nie jestem księgową ani doradcą prawnym, dlatego jeśli masz wątpliwości, odezwij się do ekspertów. Jako przedsiębiorca z krwi i kości mogę natomiast wrzucić kilka cennych wskazówek i trików, a także wiele podpowiedzieć na temat tego, co działa i jaki masz z tego praktyczny pożytek.
1. Tabelka w Excelu to podstawa.
Niektórzy mają bardziej wyrafinowane systemy. Jednak większość z nas nadal korzysta z opcji Excela i super. To jest wystarczające narzędzie do podstawowych analiz, bo takie też zdarzają się nam najczęściej. Dobrze zorganizowana tabelka co miesiąc liczy koszty i przychody, a także orientacyjnie podatek. Dobrze zorganizowana, już kolejna tabelka, liczy też roczne / narastające koszty i przychody. A co w niej zawrzeć?
Ja mam u siebie kolejno w kosztach: koszty wynagrodzeń (a tu z podziałem na koszty danego pracownika), koszty lokalu i opłat (media, telefony itp.), koszty księgowe. Następnie koszty marketingowe (również dokładny podział), i koszty inne różniste, również z dokładnym podziałem (na inwestycje, naprawy, edukację itp.).
W przychodach zaś każdy przychód liczony osobno (rachunek/faktura), ale z odpowiednią excelowską formułą i podziałem na konkretne produkty. Dzięki temu wiem co miesiąc np.:
- ile % całych kosztów stanowią koszty wynagrodzeń ( u mnie, jak to w firmie usługowej, jest to pokaźny procent)
- ile klientów stałych, a ile nowych przyszło w tym miesiącu
- jaki produkt sprzedawał się najlepiej i jak wygląda on w porównaniu z resztą
- ile średnio wydaję na marketing i które formy mają największą konwersję (to monitoruję jeszcze w zestawieniu ze sprzedażą)
Wielkie znaczenie ma też zestawienie roczne / wieloletnie. Tu jest naprawdę sporo rzeczy, które można wyciągnąć dla dobra firmy.
2. Bieżące zaglądanie do tabelki z punktu 1.
To jest żmudne – to wklepywanie danych. Naturalnie możesz to komuś zlecić, komuś kto na przykład zajmuje się Twoją księgowością. Możesz to też upraszczać – nie zawsze przecież potrzebujesz numer konkretnej faktury kosztowej; wystarczy, żebyś wiedział, jaka to grupa wydatków.
Nie mniej jednak sama tabelka cudów nie sprawi i jeśli polegniesz w jej regularnym uzupełnianiu, polegniesz też w zarządzaniu biznesem. Pewne wskaźniki powinieneś mieć w głowie, powinieneś je znać na pamięć. Zyskowność firmy, zakładany procent wzrostu przychodów, dynamika kosztów stałych względem zmiennych, średni koszt zatrudniania brutto, średni miesięczny podatek – to wszystko bardzo pomaga zrozumieć biznes.
3. Planowanie budżetu wymaga elastyczności w czasie.
To nie jest tak, że dziś ustalisz sobie jakieś wydatki czy wymarzone procenty, a potem całe 12 miesięcy dążysz do ich osiągnięcia. To jest właściwie sposób na to, by wyrzucić swój budżet do kosza. Co miesiąc, właśnie w ramach regularnego przeglądu danych (punkt 2), korygujesz stery, wprowadzasz czynności naprawcze. Dzięki temu ani w czerwcu, a ani w grudniu nie obudzisz się z ręką w nocniku. Jeśli zatem nie podoba Ci się dany miesiąc, wyznacz realne cele na kolejny – i to zrealizuj. Po dwóch – trzech miesiącach nieudanych prób zastanów się, czemu nie ruszasz z miejsca. Może to plany były zbyt optymistyczne?
4. Dyskutuj z innymi. Mądrymi innymi.
Nie jestem ekonomistą, finansistą ani dobrym analitykiem. Matma nigdy nie była moją mocną stroną. A mimo wszystko staram się jak mogę uzupełnić ten wymiar edukacji i pytać się o rady, wskazówki tych, którzy są lepsi ode mnie. Parę miesięcy temu spadała nam ilość stałych klientów. Procentowo. To dobra zmiana, bo pokazuje, że więcej mamy nowych klientów, i że przychód pochodzący od nich jest wyższy. To pokazuje przykładowo, że nowi klienci mniej negocjują ceny, że rzadziej powołują się na znajomości. Dzięki tym wnioskom można mądrzej planować sprzedaż, ale i lepiej zadbać o stałych klientów i edukować ich. Gdyby nie rady innych przedsiębiorców (np. dzięki Mastermind) mogłabym źle zinterpretować te dane i założyć mylne wytyczne.
Masz swój budżet? Masz pytania? Śmiało uderzaj!
