Jak prowadzić kalendarz?

Problem:

Wśród czytelników bloga znalazł się ktoś, kto ma problem z odpowiedzią na pytanie: Jak prowadzić kalendarz? Być może warto odpowiedzieć sobie także na to, jakich błędów należy przy tym unikać, by czas pracy przedsiębiorcy, tj. Twój bezcenny czas pracy, został ujarzmiony w jednym narzędziu.

Rozwiązanie:

Niektórzy w ogóle nie używają kalendarza. A to kicha jest, bo wówczas w ich głowach kotłują się godzinami pootwierane pętle, czyli zadania do wykonania, przypominające się w różnych sytuacjach dnia codziennego. Jeśli wychodzisz na spacer z psem i nagle okazuje się, że w środku lasu przypomina Ci się temat do załatwienia na wczoraj, do którego potrzebujesz dobrego wifi, to słabo. Gdy bierzesz prysznic, a myśli wracają ciągle do niezrealizowanych zadań, wiszących nad Tobą, znaczy to, że kalendarza albo nie masz, albo prowadzisz go niewłaściwie.

Podstawową funkcją Twojego kalendarza ma być bowiem wyjmowanie zadań z Twojej głowy i przechowywanie ich w innym, bezpiecznym i łatwo dostępnym miejscu. Aby to miejsce było łatwo dostępne, przechodzimy do kolejnego pytania – czy kalendarz ma być papierowy czy online?

Jeśli wybierasz kalendarz po raz pierwszy, to wówczas od razu rekomenduję wersję online. Wielu młodych ludzi wybiera kalendarz dostępny za darmo, choćby Google. Fajną aplikacją jest Sunrise Calendar, który zainstalowany na telefonie, komputerze, tablecie daje dostęp do danych kalendarza Google w każdej sytuacji. Jest też prosty i przejrzysty w obsłudze i synchronizuje się z kontaktami, zapisanymi w telefonie (wiesz wówczas na przykład, kiedy i komu złożyć życzenia urodzinowe).

Jeśli masz wersję papierową, zadbaj, by nie była kosmicznie wielka. Najlepsze kalendarze, zgodnie z wynikami badań, to takie, które na jednej stronie, maksymalnie dwóch, pokazują cały tydzień. One uczą wówczas planowania tygodniowego, które wzmaga efektywność działań.

Częstym błędem – niezależnie, czy mamy kalendarz papierowy czy elektroniczny, jest zapisywanie w nim zadań do wykonania jako listy w stylu: Wszystkie zadania do zrobienia danego dnia. Kalendarz do tego nie służy, absolutnie!

Jeśli masz długą listę zadań, to zamiast zaśmiecania kalendarza wpisami, które są potem przepisywane z dnia na dzień / tygodnia na tydzień, powinieneś prowadzić listę w stylu TO DO. Polecam albo kartkę papieru, albo notatnik, albo specjalną aplikację, która pomoże Tobie zorganizować wszystkie małe i duże zadania w jednym miejscu, wpisywane w punktach. Dość dobrze można to zrobić w aplikacji ASANA albo WUNDERLIST.

Zasada jest zatem taka:

1. W kalendarzu notujesz spotkania i zadania rozłożone w konkretnych dniach i godzinach.
2. W liście TO DO notujesz zaś wszystkie zadania do wykonania. Możesz je też grupować, kategoryzować. Na przykład zadania z życia prywatnego wpisujesz w kategorii: PRV, zadania związane z PRem – w kategorii PR, zadania dotyczące pracowników – w kategorii ZESPÓŁ, itp. Wówczas przykładowo wpisujesz do kalendarza w dniu wtorek, 18 sierpnia, 9.00 – 11.00, „Zespół”, i wiesz, że w tych godzinach otworzysz sobie w odpowiednim miejscu listę TO DO, i działasz z tematami w tym zakresie.

Przykład takiego bloku zadań, opisanych w kalendarzu, poniżej:

Innym błędem jest zapominanie wpisywania zadań i projektów do kalendarza czy listy TO DO. Jeśli nie prowadzisz systematycznie notatek i nie zapisujesz swoich pomysłów, choćby w kategorii POMYSŁY ( z zamysłem: do rozważenia na potem i zdecydowania co z nimi zrobić), będziesz miał poczucie, że da facto nad niczym nie panujesz, a czas przelatuje Tobie przez palce. A to rodzi frustrację.

O pracy w blokach, jak i innych zasadach dobrej organizacji czasu, pisałam już tutaj:

3 Proste Zasady do Zastosowania od Zaraz – Jak Dobrze Zorganizować Sobie Dzień

(Fotkę główną do postu pobrałam z: https://www.freeimages.com ; druga fotka jest z mojego kalendarza Google )