Problem od Klary:

Marta, słyszałam, jak dobrze radzi sobie Twój zespół bez Ciebie. Wiem, że kiedy wyjeżdżasz, możesz być spokojna o losy firmy, o płatności, o nowe zlecenia i realizację dotychczasowych zamówień. Ja nadal nie mogę nauczyć się delegowania, wszystko zrobiłabym sama. Wiem, że nie o to chodzi, wiem, że sama obcinam przez to gałąź, na jakiej siedzę! Ale co z tego, jeśli nadal nie potrafię skutecznie delegować zadań?!

Rozwiązanie:

Po pierwsze, to napiszę, że sama uczyłam się tego dość długo i nadal nie czuję się ekspertem. Wczoraj pracownika poprosiłam o napisanie na tablicy przed moim biurkiem zdania – nie odpowiadać na pytania pracowników, dopóki owe pytania nie spełnią wcześniejszych wymogów. Tj. jakich?

– pracownik sugeruje rozwiązanie,

– zapytał się zespołu

i sprawdził w standardach / procedurach,

jak i w przypadkach podobnych problemów z przeszłości 😉

Dopiero po spełnieniu wszystkich 4 powyższych kryteriów pozwalam sobie na odpowiedź na jego pytanie.

Nie mniej jednak mogę napisać, że po drugie, to poprzez delegowanie udało się mega rozwinąć  – mi jako osobie, mojej firmie, jako firmie, ale i najważniejsza korzyść – rozwijają się przy tym najbardziej główni zainteresowani, czyli pracownicy. Jeśli komuś coś delegujesz, pozwól zatem, by uczył się czegoś nowego, nawet gdy mowa o rutynowych zadaniach.

Przytaczam dość powszechnie znany schemat, upraszczający ideę delegowania. Przyjrzyj się temu:

Jak skutecznie delegować zadania?

Jeśli masz małe zaufanie do pracownika / niska jest jego samodzielność:

I level:

Zbadaj problem (zanalizuj, o co kaman), poznaj przyczynę, pomyśl nad rozwiązaniami i przyjdź do mnie z tymi wszystkimi danymi (o co chodzi, przyczyna, co można zrobić). A ja podejmę decyzję i powiem Ci, co dalej.

Przykład: Zatrudniasz stażystę Huberta do wykonania analizy konkurencji. Zbiera dane o nich na www, fejsie itp., google, gdzie się da, a potem myśli, co wy jako firma macie gorzej, co lepiej, i co by zmienił. Ale nie zmienia nic, dopóki mu na to nie pozwolisz.

II  level:

To samo, co wyżej, ale pracownik sam wybiera najlepsze jego zdaniem rozwiązanie i argumentuje je. Czyli:

Zbadaj problem (zanalizuj, o co kaman), poznaj przyczynę, pomyśl nad rozwiązaniami i WYBIERZ JEDNO, a potem przyjdź do mnie z tymi wszystkimi danymi i uzasadnij swój wybór. A ja zaakceptuję lub nie.

Bo jeśli nie zaakceptuję to – uwaga! – nie podaję innego rozwiązania, tylko czekam, aż pracownik sam wybierze kolejne, czyli jednym słowem, niejako powtarza proces wyboru rozwiązania i argumentowania. Bo jeśli podasz rozwiązanie, hop! cofasz się do poziomu I!

Jeśli masz już pewne zaufanie do pracownika, a jego samodzielność wzrasta:

III level:

I znowu jak wyżej, ale ze zmianą. Pracownik sam mówi, co zrobi, zanim zrobi, a Ty nie tyle akceptujesz, ile zabraniasz, jeśli pomysł jest niedorzeczny. Na tym etapie najtrudniejsze jest oddanie kontroli. Czyli musisz  przemówić sam do siebie (oj tak, sam do siebie!), że może to rozwiązanie pracownika nie jest idealne, ale niech kurcze sam zrobi, niech się wykaże.

Czy Ty zrobisz to lepiej? Tak, zapewne, ale co z tego?! Słuchaj zasady, że jeśli współpracownik może zrobić zadanie w 75-80% tak dobrze, jak Ty, to niech je zrobi! Rozwiniesz jego kompetencje, a sam odzyskasz trochę czasu dla siebie.

Mnie doświadczenie uczy, że jeśli Gośka umie 2-3 razy dobrze wybrać rozwiązanie na II poziomie, to czas jej dać coś z IIIciego.

Przykład: Hubert już widzi sam, że mało się udzielacie jako firma na fejsie, bo posty są przestarzałe, niedopracowane graficznie i generalnie łapią mało like’ów. A konkurencja radzi sobie lepiej, bo coś tam zamieszczają, co prawda z netu zapożyczone, a nie autorskie, ale publika kupuje i udostępnia post dalej. I teraz Hubert mówi, że czas rozpracować fejsa i że zacznie od pobrania ebooka na temat optymalizacji portali społecznościowych i płatnych reklam na FB.

A Ty wiesz po pierwsze sam lepiej, co należy zrobić i wiesz też po drugie, że nie zapłacisz grosza za reklamę! Ale co tam!!

Pozwól mu samemu poczytać, dowiedzieć się czegoś więcej i opracować posty – na razie te bezpłatne. Czyli dajesz wolną rękę na wszystko, za wyjątkiem płatnej reklamy. I dajesz ją na tydzień – dwa i patrzysz, co się zadzieje. I siedzisz cicho, tak cicho. Oglądasz zaplanowane posty i odpowiadasz sobie w głowie na pytanie, czy są poprawne w 75-80%? I jeśli są, to wara od krytyki Huberta!

Jeśli zaufanie jest duże lub bardzo duże, a samodzielność Huberta wysoka:

IV level:

Hubercie, działaj! Tylko mi powiedz, co tam zrobiłeś, abym miał pieczę! Jeśli Hubert zdał test 2tygodniowy i posty idą mu dobrze, pozwól mu rozwinąć skrzydła! Szefie, stworzyłeś kompetentnego pracownika, więc odczep się i zajmij swoją robotą.

Jak jakość jego pracy spadnie, to wówczas będziesz się martwił (i zejdziesz na niższy poziom delegowania), ale teraz?! Teraz zajmij się swoją pracą! Albo wyjdź wcześniej z pracy. Nic tak nie wkurza sprawnych pracowników, jak szef siedzący im wiecznie na głowie!

V level:

I ostatni poziom, ekspercki, majestatyczny, pełen luzu dla szefa i pełen swobody dla pracownika. Na tym etapie Hubert działa, pracuje, ale Ty nie wiesz kiedy, gdzie, po co i jak mu to wszystko wychodzi. Nie musisz go pytać, on nie musi też raportować. Oboje wiecie, że kurcze, jest dobrze!

Przykład: Jeśli Huber zechce, to sam poprawi jeszcze Twittera, za kwartał ponowi analizę konkurencji, rozszerzy o inne firmy, nie tylko polskie, ale i zagraniczne. Zapisze się na darmowy webinar w temacie. Nie raz zresztą, a dwa czy trzy, bo będzie chciał być w tym coraz lepszy! A Ty … A Ty dowiesz się o tym przypadkowo 🙂

Czego Ci mega życzę!

I złota zasada na koniec: Delegowanie to ćwiczenie. To nie zakup bułek w supermarkecie. To praca nie tyle nad pracownikiem, ale przede wszystkim nad sobą, często długofalowa. Praca nad cierpliwością, nad własnym perfekcjonizmem (o zgrozo!), nad manią przejawiania kontroli we wszystkim, czego się dotknie. Jednak warto, bo dobrze delegujący szef to zdrowy szef, zdrowa firma i zdrowe relacje.

A czy Ty i Twoja firma jest pod tym względem zdrowa?

(fotka z freeimages.com)