To najlepszy post, jaki mogę napisać dzisiaj. Tonęłam w zaległościach służbowych, ale widzę już pozytywny koniec. Jak okiełznałam tematy strategiczne, tj. założenie dwóch spółek, rozwijanie sieci franczyzy i jednocześnie realizację bieżącej pracy operacyjnej? I JAK TY dzięki temu postowi MOŻESZ okiełznać SWOJE zaległości?

W życiu biznesowym każdego z nas przychodzi taki moment, że mimo pracy po 8, 10, ba (!) 12 godzin dziennie, i tak nie możesz wyjść z zaległości. Wydaje się wręcz, że ich ilość rośnie, a nie maleje. Bywa wówczas, że zamiast się za nie zabrać i wziąć byka za rogi, co byłoby przecież najbardziej logicznym rozwiązaniem, częściej zwlekasz. Zwlekasz, bo i tak wiesz, że nie zrobisz czegoś dobrze. Zwlekasz, bo skoro coś tyle czekało, to jeszcze może poczekać. Zwlekasz, bo jesteś zmęczony i brakuje ci wiary, że wszystko to da się jeszcze jakoś uporządkować.

Takie zachowanie, kiedy robisz wiele innych rzeczy, zamiast tych ważnych, które czekają od dawna, jest wielce frustrujące długofalowo. Zabiera motywację,  zabiera  wewnętrzne sprawstwo (tj. poczucie, że jeszcze masz na coś wpływ) i jest też przyczyną tzw. wyuczonej bezradności.  I oczywiście znacząco utrudnia planowanie dnia i osiąganie efektów.

Inna kwestia, to fakt, że wkurzające jest, kiedy od miesiąca czasu chcesz się za coś zabrać, ale co chwilę albo wpada nowy temat od klienta, albo trzeba pilnie komuś pomóc, albo – co najgorsze – wysiada zdrowie.  I kiedy wracasz po zwolnieniu lekarskim do domu, albo po urlopie, po prostu toniesz w papierach, nieodebranych 500 mailach, iluś tam super ważnych, a niezałatwionych telefonach.

Znam to, oj jak dobrze to znam. I wiele mnie to kosztowało, by to sobie jakoś w ostatnie miesiące unormować. Od stycznia tego roku ruszyła u mnie w firmie akcja poszukiwania i wdrażania franczyzobiorców, jak i jednoczesne zakładanie spółek. Z jednej strony chcemy w Personii budować markę i poszerzać sieć sprzedaży, z drugiej strony nie mieliśmy do tego odpowiedniej formy prawnej, by działać na taką skalę w sposób bezpieczny finansowo.

Ileż było z tym roboty! O losie! Ale o tym, czego możesz się spodziewać zmieniając formę prawną, napiszę osobny post. Teraz zaś lecimy z tematem:

Jak sobie z zaległościami poradzić, by nie zwariować i doprowadzić sprawy do końca?

1.Zrób listę.

Najważniejsza rzecz, to zrobić listę wszystkich zaległości .Nawet tych, których wykonanie zajmuje 1 minutę. Paradoksalnie – im dłuższa lista, im pełniejsza, tym lepiej. Musimy mieć poczucie, że wszystko, co powinniśmy zrobić, jest spisane na kartce przed nami, a nie w naszej głowie.

To bardzo odciąża umysł.

Taka kartka przyjmie wszystko, więc nie bój się wpisać na niej także tematów o mniejszym znaczeniu i już naprawdę dawno odłożonych w czasie, o ile nadal mają one dla ciebie sens.

2. Dopisuj rzeczy do listy na bieżąco.

Jeśli piszesz do kogoś maila, i akurat przypomniałeś sobie, że czegoś tam jeszcze nie zrobiłeś (co nie ma super związku z mailem, jaki akurat piszesz i czego akurat teraz nie chcesz realizować), wyjmij od razu kartkę i dopisuj na listę. Każde zadanie z zaległych do zrealizowania ma przejść – myk! – z głowy na kartkę.

To bardzo ważne, bo umysł czuje się przytłoczony, kiedy bierzesz prysznic albo idziesz spać, a tu nagle, ni stąd ni zowąd, pojawia się myśl: „O kurczę! Jeszcze nie wysłałam tego maila do Karoliny!” albo „Zapomniałem zamówić tonery do drukarki, teraz będzie kicha z drukowaniem”.

Jak tylko pada taka myśl – notujesz ją koniecznie na liście, by wyszła z głowy.

W ten sposób umysł ma poczucie, że odzyskuje jakąś kontrolę nad rzeczywistością.

3.Podziel zadania na kategorie: A, B, C.

Teraz podziel te wszystkie zadania na kategorie, mniej więcej równe sobie liczebnie. To znaczy, każdemu z zadań przydziel odpowiednią literę – A, B lub C.

Kategoria A:

Zadania ważne na tu i teraz. Najważniejsze. A zatem często jednocześnie pilnie.

Zauważ – nie tyle zadania pilne. Przede wszystkim ważne. A dopiero w kolejnej kategorii pilne.

Chodzi o to, by pilność zadań nie zmanipulowała twoim kalendarzem, który powinien obfitować przede wszystkim w sprawy ważne. Polecam w tym celu np. książkę z klasyki gatunku: „Siedem nawyków skutecznego działania”, Stephen Covey.

Kategoria B:

Zadania mniej ważne na tu i teraz. Niezależnie, na ile są pilne.

Kategoria C:

Zadania najmniej ważne na tu i teraz. Niezależnie od tego, na ile są pilne.

Zauważ, to nie są zadania nieważne (!). To są zadania ważne, ale tu i teraz, w tym konkretnym momencie, inne są zwyczajnie ważniejsze.

Dam Ci przykłady zadań z mojej listy:

• Wyspać się: A
• Posprzątać biurko: B
• Zadzwonić do klienta, który chce kupić produkt: A
• Zadzwonić do klienta, który może kupi produkt: B
• Zadzwonić do klienta, który odmówił zakupu, spytać o powód decyzji: C
• Wyjść wcześniej z pracy: C
• Skoordynować projekt u pracownika: B
• Przygotować materiały na szkolenie, której jest za tydzień: C
• Zadzwonić i wybadać potrzeby do powyższego szkolenia: A
• Wystawić faktury za zlecenia zrealizowane w tym tygodniu: B
• Dokonać cesji z klientem: C
• Podpisać cesję z dostawcą: C
• Przekazać obowiązki mojej zastępczyni: A

Za każdym razem, jak nadajesz kategorię – a masz jednocześnie mętlik, chaos, milion spraw na głowie i czujesz się przytłoczony – myślisz tylko i wyłącznie o swoim tu i teraz. Czy tu i teraz to zadanie ma najwyższe znaczenie?

To trochę, jak w ratownictwie medycznym. Pacjent spadł z pierwszego piętra na trawę. Może mieć złamany kręgosłup, może jeszcze obojczyk i stracił przytomność. Kategoria A to sztuczne oddychanie, wezwanie pogotowia. Kategoria B: troska o kręgosłup. Kategoria C: zabezpieczenie obojczyka. Wszystko jest przecież ważne, ale twoim zadaniem jest zadbać wpierw o najważniejsze.

4. Wybierz z kategorii A dwa najprostsze, najszybsze w realizacji zadania.

Zauważ, piszę najprostsze, a nie najpilniejsze. Piszę: najszybsze w realizacji.

Chodzi o zadania szybkie, takie które robisz z największą łatwością (w porównaniu do innych na liście), które nie wymagają znacznego wysiłku, które zależą głównie od Ciebie. Jeśli je zrobisz, będziesz mógł sprawnie odhaczyć na liście i dać swojemu umysłowi ogromną nagrodę – poczucie „mikro kontroli” nad rzeczywistością. A to jest bardzo cenne, szczególnie na początku.

Zatem wybierz dwa najszybsze zadania.

5. Zrób jedno z nich od razu.

Wyznacz zadanie ważniejsze – to jedno z tych dwóch szybkich zadań. Nie pilniejsze, a ważniejsze. I zrób je od razu. Albo zacznij od niego dzień, zanim zrobisz sobie kawę. Albo zanim pójdziesz na spotkanie z partnerem w biznesie obiecaj sobie, że to załatwisz. Na przykład –  zanim dojedziesz do pracy, zadzwoń z auta w odpowiednie miejsce. Zapisz coś w kalendarzu. Podejmij jakąś konkretną decyzję.

Jeśli to zadanie szybkie, to nie będzie wymagać 4 godzin czasu. Może to kwestia telefonu i podpytania o czyjąś opinię? Może to kwestia zakupu tuszu do drukarki na Allegro? Może to kwestia wysłania maila z wyceną do klienta, który od tygodnia czeka. Cokolwiek to jest, zrób to ZANIM przystąpisz do innych operacyjnych zadań na dany dzień. Jeśli tego nie zrobisz ZANIM, to zapewniam cię, że jak tylko wejdziesz do pracy, wir zadań pochłonie cię doszczętnie.

NIE POZWÓL NA TO.

Ja tego posta piszę przed pracą. Piszę go przed pracą, bo wiem, że jak wejdę tylko do biura, jak otworzę maila, jak zobaczę stertę swoich papierów i usłyszę pytania od kolegów z zespołu – już po mnie. I już po moich dwóch zadaniach z przypisanymi kategoriami: A1, A2.

6. Wróć do swoich bieżących zadań.

Zadanie A1 zrobione? A2 zrobione? Wróć zatem do normalnych zadań, tj. tych, które atakują na co dzień, tych które nie były wielkimi zaległościami i nie wpisałeś ich wcześniej na listę. Ale tych, które również są ważne w twoim bieżącym planie dnia.

Rób je z uśmiechem. Jakby nie było – część zaległości masz już za sobą. A jutro …

A jutro –>

7. A jutro zajmij się zadaniami A3, i A4.

I nie musisz robić nic więcej z listy zaległości.

I na sam koniec cenna uwaga:

Bywa, że kolejnego zrobisz tylko połowę zadania A3, bo ono jest przecież bardziej czasochłonne. Ale to nic. Liczy się ta połowa. dokończysz pojutrze.

Bywa też, że A3 w ogóle nie tkniesz, bo zależeć będzie od osoby trzeciej, której akurat nie ma. Wtedy bierz się po prostu za A4. Zacznij cokolwiek, co przybliża do tego zadania. Cokolwiek.

Bo z zaległościami nigdy nie chodziło o to, by je zrobić perfekcyjnie, z wisienką na torcie. Z nimi chodzi o to, by je zacząć robić i zrobić; by tym samym przestały nazywać się „zaległości”.