Zarządzanie własną firmą na odległość

Problem:

Chcę wyjechać na dłuższe wakacje, albo po prostu pracować w kawiarni albo w domu, a zadania realizować z zespołem pracującym daleko ode mnie. Albo nawet blisko, ale bez kontaktu bezpośredniego. Chcę też zdalnie obsługiwać klientów, bo mam trochę dosyć ciągłych spotkań, zajmujących mnóstwo czasu. Nie chcę być dłużej uwiązany do firmy!

Rozwiązanie:

Przeszłam przez to. Pracuję w branży HR, zatrudniam pracowników. Nie wiem, czy istnieje obecnie bardziej relacyjna branża niż moja. To – bez urazy – branża paniusiek na szpileczkach, zakochanych w swoich wizerunkach, które na śniadaniach biznesowych nie jedzą (prawie) nigdy parówek ani kiełbasek. Otóż, ja jadam i jakoś żyję, także bez tych szpileczek.

Walczę jednak nieustannie z mitem tego, że biznes można załatwić bez przedłużających się spotkań, które spokojnie można by było omówić poprzez telefon, skype, a nawet maila. Myślę, że jestem przez to znacznie bardziej produktywna niż większość znajomych po fachu i nie pracuję 8 godzin, ani też 10 czy 12. A w pracy oprócz HRów piszę choćby tego bloga. Czyli można zarządzać firmą zdalnie. Jeśli udało się w takiej branży jak moja, to na pewno uda się i Tobie.

Dodam też na wstępie, że jestem raczej atechniczna i wiele aplikacji mobilnych jest dla mnie trudnych do rozkminienia i nawet nie za bardzo je lubię. Zatem jeśli już się do czegoś przekonam, to znaczy, że laik zakuma i może też, jak ja, polubić, używać, rekomendować.

A zatem –

Co wykorzystuję w zarządzaniu zdalnym moją firmą?

1. Pomoc pracowników.

Są klienci, którzy bez spotkania nie kupią niczego. Są klienci, którzy bez odwiedzin nie zbudują z Tobą najmniejszych relacji, bo lubią po prostu rozmawiać, pić razem kawę i obserwować się. Tam wysyłam pracowników. Ładnie ubranych (odpowiednio do branży i środowiska pracy), uśmiechniętych, przygotowanych do rozmowy. Bardzo im za to dziękuję, że jadą gdzieś za mnie.

2. Aplikacje do zarządzania zadaniami i projektami.

Lubię Wunderlist, bo jest bezpłatny. Daje praktycznie te same możliwości co Nozbe, którego też lubię, jednak który trochę kosztuje (niedużo, ale w skali roku daje różnicę). Podobna jest też ASANA, ale osobiście z niej nigdy nie korzystałam. Atutem powyższych aplikacji jest to, że są zchynronizowane z kalendarzem, mają listę TO DO (patrz post: tutaj), można je dzielić z innymi. Przykładowo wpisuję na swoim telefonie zadanie służbowe, do wykonania dla Ani, i Ania widzi je u siebie na telefonie, kompie, tablecie – gdziekolwiek jest. Nie muszę jej zaśmiecać poczty. Mogę zaznaczyć jej priorytety, a ona na bieżąco może nanieść swoje uwagi. Zobaczyć to może i Ola, jeśli ją dołączymy.

Wunderlist zawiera też moją listę zakupów, dzieloną z mężem, jak i listę rzeczy, jakie standardowo zabieramy ze sobą na wyjazdy. Łatwo się wówczas sprawdza, czy spakowaliśmy wszystko. Przy kolejnym wyjeździe korzystamy z tej samej listy – nie musimy tworzyć niczego od nowa.

3. Skype.

Ależ ja byłam jego przeciwniczką! Nie chciało mi się podłączać słuchawek, wydawało mi się to upierdliwe, logować się, walczyć z problemem z Internetem i ładnym otoczeniem do rozmów. Okazało się jednak, że Skype stał się jednym z moich ulubionych narzędzi do rozmów – do prowadzenia grup Masterminda (zobacz post tutaj), do rozmów z moim mentorem, mieszkającym daleko stąd, do szkoleń (kiedyś jechałam 400 km na szkolenie, teraz siedzę wygodnie z kapciach, tylko mam włosy zrobione 🙂 i szkolimy się poprzez rozmowę grupową. Do szkoleń fajne są też inne aplikacje, np. ClickMeeting, ale o tym może kiedy indziej.

4. Uporządkowane procesy i standaryzacja działań.

Trudno zarządzać firmą zdalnie, jeśli jesteś wszystkim ciągle potrzebny. Jeśli Twój adres email jest na każdej stronie internetowej, tak jak Twój telefon. Jeśli pracownicy bez Ciebie nie kiwną palcem, bo nie mają jasnych zasad postępowania i procedur wykonywania usług czy sprzedaży produktów. Powinieneś zatem wszystko to opisać, ujednolicić, wystandaryzować.

Jeśli prowadzisz firmę projektującą www, loga, wizytówki, kalendarze, robiącą nadruki na kubkach, wybierz kluczowe, najbardziej rentowne produkty, opisz schematy działania (sprzedaży, produkcji, przyjmowania reklamacji, windykacji), aby pracownicy mogli krok po kroku wykonywać zadania i aby mieli pewność, że dobrze to robią.

5. I może najważniejsze – Delegowanie zadań, jak i odpowiedzialności za nie.

Bez tego nie ruszysz z miejsca. Znacznie lepiej jest, jeśli pracownik samodzielnie podejmie decyzję, a potem najwyżej ją sobie omówicie, co było dobrze, a co było źle. Jeśli jest niekompetentny do podejmowania decyzji, musisz go tego nauczyć. Jeśli nie masz pracownika, outsourcuj pewne zadania firmom czy freelancerom. Rozliczaj wyniki działań zgodnie z wytycznymi z umowy (choćby opisanej w formie mailowej jako zwykła korespondencja).

Opracuj listę problemów, z jakimi pracownik / podwykonawca może się zwrócić do Ciebie i listę wyzwań, z jakimi sam musi sobie poradzić. Wyznacz budżet, jakim samodzielnie ktoś może zarządzać w Twoim imieniu, np. budżet na materiały papiernicze, zamawiane raz na miesiąc, albo wielkość rabatu, jaki można udzielić bez Twojej zgody, albo ilość towaru, jaka może być zamówiona / przyjęta na magazyn bez Twojej wiedzy. Walcz u siebie z nadmierną kontrolą pracy innych osób. Bądź często obecny na etapie początkowym, gdy osoba się wdraża, a potem obserwuj, koryguj, udoskonalaj, ale zostaw swobodę.

O tym, jak uwolnić się od firmy, pisałam też tutaj:

Jak odzyskać więcej wolności i uwolnić się od pracy 24h na dobę?

(Fotka z freeimages.com)