Mów, co dla Ciebie ważne, by zespół podążał za Tobą. Jak to zrobić w praktyce?

Wiele badań  przeprowadzanych wśród pracowników wykazuje, że najczęstszym źródłem niezadowolenia z pracy są relacje z przełożonymi, tj. dokładnie  zachowania szefa.

Co zrobić, by zespół podążał za Tobą?

Expose szefa.

Bycie szefem nie jest proste. Gdyby tak było, większość z nas doskonale radziłaby sobie w tej roli – od motywowania pracowników po delegowanie zadań i ich egzekwowanie także wtedy, gdy nie jest się fizycznie w firmie.

Ale są narzędzia menedżerskie, które mogą ułatwić Ci zarządzanie. Szczególnie w sytuacji, gdy awansujesz na przełożonego w zespole, gdzie byłeś niegdyś na równym szczeblu z każdym, albo wtedy kiedy w Twoim zespole nie szanuje się pewnych zasad, albo wtedy kiedy rekrutujesz ludzi. Do tych sytuacji (ale i do wielu innych) przyda się Tobie tzw. expose szefa.

Expose Szefa:

Jest to narzędzie, które pozwoli Ci uzmysłowić swoje wartości, zasady pracy, jakich chcesz przestrzegać, a także finalnie – jakimi mają posługiwać się w pracy Twoi ludzie. Najpierw Ty sam spisujesz je na kartce papieru czy pliku w komputerze, a zatem poddajesz odpowiedniej refleksji to, co sam cenisz w pracy (np. samodzielność pracowników), i to, czego nie znosisz i nie możesz tolerować (np. kłamstwo i manipulacje faktami).

Następnie – regularnie komunikujesz swoje expose. Na pewno przy przejęciu nowego stanowiska (poszerzeniu zakresu Twoich obowiązków), ale i przy wdrażaniu nowego pracownika, czy też przy spotkaniach z zespołem (czy to organizacyjnych, czy to strategicznych, na wyższym szczeblu).

Standardowe expose szefa zawiera:

• najważniejsze wartości, którymi sam będziesz kierował się w pracy,
• postawy i zachowania, które nie będą przez Ciebie tolerowane,
• wyniki, jakie chcesz wspólnie z zespołem chciałem osiągnąć,
• przykłady działań, jakich oczekujesz od członków zespołu w związku z oczekiwanymi wynikami.

Jak przygotować i wygłosić takie expose:

Schemat takiego expose jest dość prosty w swej istocie i przejrzyście opisany w pozycji książkowej, którą swoją drogą gorąco rekomenduję: „Psychologia Szefa, Szef to zawód” autorstwa Jerzego Guta i Wojciecha Hamana. Poszczególne etapy expose to:

• przedstawienie intencji, które wyjaśnią powód wygłoszenia expose (co jest celem szefa, który wygłasza expose, czyli – po co to robi)
• określenie minimalnych granic, czyli wymiernych zachowań, których szef nie będzie akceptował
• nazwanie postaw i zachowań wykraczających ponad obowiązek, które szef będzie wyjątkowo cenił
• zamkniecie expose i zaproszenie do wyjaśnienia ewentualnych obaw, a w razie potrzeby do dyskusji lub ustalenia wspólnych zasad obowiązujących w organizacji.

Poniżej przykład:

Spotkaliśmy się po to, by lepiej ustalić zasady pracy w naszej firmie. Szczególnie to ważne dla mnie, gdyż jestem na tym stanowisku nowy i zależy mi, byście wiedzieli, czego konkretnie będę wymagać.

Będę mocno doceniał:

• wzajemną pomoc przy realizacji projektów i wymianę wiedzy
• chęć rozwoju i dzielenie się swoją wiedzą, doświadczeniem
• postawę proaktywną – szukanie rozwiązań zanim podejdzie się do mnie z konkretnym problemem
• jasną komunikację – niczego nie zamiatamy pod dywan
• inicjatywę w kontaktach w podległym regionie z kierownikami, dyrektorami i ekspertami z zewnątrz, którzy z nami wpsółpracują

Nie będę tolerował:

• braku dotrzymywania wyznaczonych przez siebie terminów realizacji zadań
• wymówek, że stało coś na przeszkodzie w realizacji, jeśli odpowiednio wcześniej nie nastąpiła informacja, że coś złego się dzieje
• słabej jakościowo pracy
• kłamstwa i manipulacji faktami
• uznawania, że czegoś nie da się zrobić, bez podjęcia rzetelnej próby zaangażowania się
• nieprzestrzegania zasad, które ustalimy wspólnie w zespole
• plotek, czyli siania paniki tam, gdzie informacje nie zostały sprawdzone albo nie mają żadnego związku z daną sprawą.

Takie expose kończy się, dając słuchaczom możliwość zadawania pytań oraz formułowania konkretnych przykładów uzasadniających wartości i zasady pracy. Jeśli szef uzna, że jakiś punkt może ulec przeredagowaniu, można to zrobić podczas wygłaszania expose, ale nie jest to konieczne. To szef decyduje o tym, jakie zasady nagradza, a jakie poddaje krytyce, i nie musi wykazywać w tym temacie przesadnej elastyczności.

Jeśli nigdy nie tworzyłeś / aś swojego expose lub nie wiesz, jak je skutecznie komunikować w zespole, napisz do mnie (marta.wozny@personia.pl), a razem przygotujemy dobry dokument i ustalimy sposób jego komunikowania innym.