Problem każdego przedsiębiorcy. Powtarzalny co miesiąc. Księgowanie dokumentów. Albo ich przygotowywanie dla księgowej/ego. Jak sobie ułatwić życie?

Czy dla Ciebie przygotowywanie dokumentów księgowych to zmora?

Po pierwsze, uważam, jako przedsiębiorca z 9-letnim stażem, że warto dbać o porządek w papierach. Działanie urzędów skarbowych czy zusów może spędzić niejednemu szefowi firmy sen z oczu przez kilka dobrych nocy.

Jeśli możesz to minimalizować, rób to, właśnie poprzez właściwie prowadzoną księgowość, opisane faktury, właściwie przechowywane raporty z kasy fiskalnej itp. Wiem, że to kanał jest, tym bardziej dla kogoś, kto nie znosi pracy papierkowej, a kocha np. kontakt z ludźmi i budowanie relacji. Niestety, trzeba nauczyć się choć w minimalnym stopniu dbać o zarządzanie budżetem i księgowością firmy, by móc nie tyle zarabiać, ale zwyczajnie biznesowo robić pieniądze. W spokoju.

Jakiś czas temu pisałam o tym, jak prowadzić budżet własnej firmy. 

Teraz przyszedł czas na tekst o ułatwieniu sobie życia, poprzez stosowanie aplikacji mobilnych czy narzędzi onlinowych. Bo księgowanie nie zawsze oznaczać musi comiesięczne wizyty u księgowej, a co za tym idzie – wydane pieniądze na paliwo i niewłaściwie spędzony czas w aucie w korku czy na nieproduktywnych spotkaniach w biurze rachunkowym. Są inne, nowoczesne rozwiązania.

Mówię tutaj o wirtualnych biurach rachunkowych, gdzie umowę z biurem podpisuje się elektronicznie, a dokumenty, takie jak faktury kosztowe, dokumenty spółki czy informacje o rachunkach bankowych przesyła się online. Nierzadko z telefonu – możesz zrobić zdjęcie papierowej fakturze, a następnie wysłać ją do systemu właśnie ze swojego smartphone’a.

Ktoś mnie kiedyś zapytał na imprezie, czy to możliwe. „Tak – możliwe, co więcej – coraz częściej spotykane”. Dzisiejsza księgowość czyli dawniej rozumiana zwyczajna papierologia – nie jest już zmorą.

Wirtualne biuro rachunkowe niesamowicie ułatwia, uprasza życie. Dzięki temu masz więcej czasu i możesz tym samym np. wykonać więcej telefonów do klienta – zamiast spędzić czas w aucie w korkach / szukając parkingu. Albo zwyczajnie pójść na kawę z przyjacielem.

Co ważne – wirtualna księgowość wcale nie musi to oznaczać, że nie masz swojego fizycznego księgowego, z którym nie możesz się kontaktować. Bo często masz – tak jest na przykład w biurze rachunkowym, prowadzonym przez system InFakt. Taka dedykowana osoba, którą wybierasz sobie sam, budzi moje znacznie większe zaufanie. To ona przecież reprezentuje Cię rzecz jasna przed ZUS oraz urzędem skarbowym, a także składa wszystkie niezbędne dokumenty. I ponosi odpowiedzialność za swoje błędy w sztuce – tak jak robi to tradycyjna księgowa.

Takie rozwiązania stają się coraz bardziej popularne i zaczynają dynamicznie wchodzić na rynek tradycyjnych biur rachunkowych. Tym bardziej, że księgowanie dokumentów w sieci może być znacznie prostsze i wygodniejsze. Jako dodatkowa usługa, jak jest przykładowo w InFakcie, możesz też na bieżąco monitorować stan opłat Twojej firmy (np. zbliżające się przelewy), w tym także wysokość naliczonych podatków.

I teraz ważna i ciekawa informacja: Jeśli polecisz taki produkt dalej, np. innemu znajomemu przedsiębiorcy, zarabiasz za każdym razem, gdy i on dokonuje opłaty. I ten znajomy też dostaje 10% zniżki za pierwszy zakup. Brzmi miło, prawda?

Na koniec puenta – nie przyjmuj za pewnik, że wszyscy szefowie firm borykają się z papierami księgowymi, przepisami i niuansami finansowymi. Część przedsiębiorców zwyczajnie nie ma na to czasu. Robią pieniądze. A księgowe  tematy załatwiają w nowoczesny, sprawny i oczywiście zgodny z prawem sposób.