Bywa, że szef / współpracownik jest „zbyt miękki”, ma za dobre serce i problem z tematem egzekwowania zadań zleconych kolegom. Chcesz poprawić tą kompetencję u siebie? Read now!

Jak lepiej egzekwować zadania?

1.Załóż na poczcie folder „Czekam”.

Jeśli wysyłasz do kogoś maila z zadaniem, wyślij go od razu do siebie. A następnie ten email, który wróci zwrotnie na Twoją skrzynkę, przenieś do folderu na poczcie „Czekam”.

Przegląd tego folderu 2-3 razy w tygodniu pomaga złapać kontrolę nad zadaniami, jakich nie dostarczyli Ci jeszcze inni. Jeśli chcesz kogoś ponaglić lub zwyczajnie uzyskać feedback, wystarczy potem odpowiedniej osobie ponowie przesłać tego maila z prośbą o informację o statusie wykonania.

Są też oczywiście maile, które same z siebie powinny od razu lądować w tym folderze. Np. dostałeś zaproszenie na konferencję, ale sam nie możesz iść. Zaproponowałeś, by poszedł kolega. Wówczas zaproszenie na konferencję powinno być tak długo w folderze „Czekam”, aż kolega wypowie się, czy pójdzie za Ciebie.

Mam ten folder „Czekam” na poczcie od kilku dobrych lat i bardzo mi się sprawdza. To metodologia zaczerpnięta z Davida Allena – Getting things done.

2. Powiedz pracownikom, że nie lubisz się dopytywać o status wykonania zadania.

Ja tego nie lubię. Wolę, jak koleżanki / koledzy mówią mi sami. Jest to kulturalniejsze rozwiązanie i bywa, że bardziej dyplomatyczne. Mówię wprost: „Haniu, jak możesz – żebym Ci nie wysyłała przypominajek” – poinformuj mnie tak szybko, jak zadanie będzie wykonane.” I proszę, zrób to w ciągu 3 dni.

3. Termin.

No właśnie – termin być musi. Jeśli nie ma wyznaczonego terminu, a najlepiej przegadanego terminu z osobą, której delegujesz zadanie, to doszło do niewłaściwego delegowania. Zajrzyj sobie tutaj: Jak skutecznie delegować zadania? 

Zwróć uwagę, że terminy narzucone trudniej się egzekwuje. Jeśli kolega nie ma wpływu na termin wykonania, a jest zawalony inną robotą, siłą rzeczy egzekwowanie Twojego zadania będzie obarczone ryzykiem kłótni. Zawsze wychodzę z założenia, że osoba, która przyjmuje zadanie, powinna przyjąć je w pełni świadomie. Powinna zgodzić się na dany termin dobrowolnie i zrozumieć, dlaczego to ona i w takim tempie właśnie ma zrobić zadanie.

Jeśli jej tego nie komunikujesz, Twój błąd.

4. Wyznaczaj różne terminy dla różnych osób!!

Tu będzie ciekawostka.

Są osoby, które nie mogą mieć zadań długofalowych, nie mogą mieć zadań przewidzianych na miesiąc, a nawet tydzień. Bo jak dostają zadanie na miesiąc czy dwa tygodnie, wydaje im się, że tyle mają czasu, że albo dziobią mega szczegóły, albo uczą się rzeczy, które im rzekomo w tym zadaniu pomogą – ale nie pomagają wcale.

Takim kolegom czy koleżankom trzeba wyznaczać cele na jeden dzień, a czasem nawet na kilka godzin czy minut. Jak tylko widzisz, że zamiast działania nadchodzi wydłużająca się analiza – wyznacz pomniejsze zadanie i skróć termin wykonania.

Są też osoby, które działają zupełnie odwrotnie. Wyznacz im krótki termin i przyjdź skontrolować od razu – to zabijesz cały ich zapał do pracy, kreatywność i poczucie sprawstwa. Takim osobom zostawia się przestrzeń na tydzień, dwa, miesiąc, a nawet kwartał (o ile osoba już długo z Tobą pracuje i ufasz jej w 100%).

Mi osobiście znacznie lepiej pracuje się z osobami typu drugiego. A z typem pierwszym – jak nic, wprowadzam checklistę. Spisuję wszystkie zadania rutynowe i proszę, by w ciągu dnia / na koniec dnia pracownik upewnił się, że wszystko zostało zrobione. Bywa, że taką check listę trzeba dostać na mailu lub nawet w wersji papierowej, podpisanej przez pracownika.

5. Korzystaj z narzędzi / aplikacji, które ułatwiają organizację pracy.

Nozbe. MeisterTask. Wunderlist. Asana. Todoist. Jest tego sporo. Wiele dobrych opinii słyszałam o Asanie (jest darmowa). Ja od wielu lat korzystam w domu i w pracy z Wunderlista (też darmowy, ale chyba mniej znany i być może z mniejszą funkcjonalnością). Nozbe ma więcej funkcji, ale jest płatny; podobnie z MeisterTask.

6. Pamiętaj o swojej roli.

Wielu z nas nie egzekwuje skutecznie zadań, bo głupio im prosić o coś kolegę czy koleżankę, z którą mamy lub mieliśmy kiedyś równy status w hierarchii. Wówczas absolutnie warto pamiętać, że praca to praca i aby ją dobrze wykonać, każdy z nas wchodzi w jakąś rolę. Jeśli Twoją rolą jest bycie kierownikiem projektu, menedżerem czy koordynatorem – a pracujesz z kolegami starszymi / mądrzejszymi / którzy są lub byli przyjaciółmi – i co z tego?

W roli koordynatora / menedżera jesteś koordynatorem / menedżerem. Zachowujesz się zatem jak koordynator i menedżer. A do zachowań przypisanych tej roli należy egzekwowanie zadań. Jeśli masz z tym problem, być może potrzebujesz 1 czy 2 sesji coachingu, do których swoją drogą zapraszam (marta.wozny@personia.pl –> napisz! i zajrzyj tutaj).

7. Nie wyręczaj.

Egzekwowanie pada, jeśli sam chcesz wszystko zrobić lub masz POCZUCIE, że musisz. Jeśli zlecasz zadanie, nie wolno Ci go tknąć operacyjnie, bo kopiesz się w kolano po całej linii. Ostateczną formą jest zrobienie tego zadania z osobą, której je zdelegowałeś. Ale nigdy nie wolno go robić Tobie w pojedynkę!! Lepiej zabrać zadanie i zlecić komuś innemu, niż wyręczać kolegę w jego wykonaniu.

Do czego zmierzam – często nie egzekwujemy, bo to w naszej głowie leżą niewłaściwe przekonania dotyczące egzekwowania. Myślimy, że to wina kolegi czy koleżanki lub sytuacji – niestety często wina jest nasza. Naszych ograniczeń w głowie, naszych braków kompetencji, naszych lęków o siebie / o wykonanie zadania/ o jakość pracy / leków przed ewentualnym konfliktem. Jeśli z tym się zmierzysz, to gwarantuję, że efekty pracy Twoje i Twojego zespołu pójdą mocno w górę.

W tym wszystkim jest też ważne, by nie karać finansowo, a także nawet nie nagradzać! Dlaczego? O tym tutaj:

Rzecz o karaniu. 5 faktów i mitów o stosowaniu kar.

Motywowanie poprzez nagrody. 7 faktów i mitów. 

A jakie Ty masz metody, by lepiej egzekwować?