Tak to się jakoś dzieje, że sporo z nas żyje w niedoczasie. Większość spraw do zrobienia na wczoraj, strach pójść na urlop, bo nie wiadomo co będzie nasz czekać po powrocie. Oto post, dzięki któremu lepiej nauczysz się zarządzać swoim czasem pracy.

O tym, jak sobie dobrze zorganizować dzień, już pisałam. A teraz:

7 wskazówek, które ułatwią Ci zarządzanie sobą w czasie:

1. Wylicz koszt jednej godziny Twojej pracy.

Pamiętaj o tym przy zajmowaniu się sprawami mniej istotnymi. Jeśli praca, którą wykonujesz, jest mniej warta niż Twoja roboczogodzina, wydeleguj do tego inną osobę, zautomatyzuj poprzez odpowiednie narzędzie lub po prostu skreśl z listy zadań.

Jeśli jesteś fryzjerem i czeszesz klientkę przez ponad godzinę za 20 zł, w tym masz koszty prądu, lakieru do włosów, wynajmu lokalu itp., okaże się zaraz, że pracujesz po kosztach.

2. Unikaj zebrań.

Bierz udział tylko w tych spotkaniach i naradach, gdzie Twoja obecność jest niezbędna. Upewnij się trzy razy, że spotkanie, w jakim uczestniczysz, nie może się odbyć ani na skype, ani nie może zostać omówione w formie rozmowy telefonicznej czy maila. Jak skutecznie poprowadzić zebranie z pracownikami? – o tym pisałam już kiedyś.

3. Automatyzuj.

Staraj się zrutynizować pewne stałe stałe czynności, aby wykonywać je pewniej, szybciej i z mniejszym obciążaniem umysłowym.

W każdej pracy jest coś, co można przyspieszyć – albo poprzez tabelkę w Excelu, albo poprzez szablon w Wordzie, albo poprzez zakup taniego programu technicznego. Kiedyś wydawało mi się, że najlepiej robić samemu i po staremu. Dzięki Bogu przestałam tak myśleć i z maniaczki „po staremu” stałam się maniaczką automatyzacji biznesu i tworzenia systemowych rozwiązań wszędzie, gdzie się da. Spójrz choćby na mój FAQ.

Ty też stań się maniakiem automatyzacji i systemowych rozwiązań.

4. Ćwicz szybkie czytanie i zapisywanie istotnych danych.

Ćwicz szybkie czytanie, bo tylko praktyka czyni mistrza. Są też darmowe kursy bezwzrokowego pisania na klawiaturze. Są pewne magiczne skróty na klawiaturze, które mega zastępują myszkę. Poszperaj w Internecie, znajdziesz sporo darmowych informacji, do wdrożenia od zaraz, tak jak np. skróty: Ctrl + c kopiuje zaznaczony wcześneij tekst / obrazek, a Ctrl + v go wkleja.

Czy stosowałam się do tej wskazówki, gdy zakładałam firmę? Bzdura. Byłam taka mądra, bo przecież swoją mgr napisałam tak pięknie w Wordzie. Ale to było bardzo, bardzo krótkowzroczne. Teraz wiem, że straciłam przy tym dobre 10 godzin czasu. Tylko dlatego, że bawiłam się myszką, jeżdżąc w górę i w dół po swojej 100 stronicowej pracy. Bezsens. Nie powielaj tego błędu, szkoda czasu.

5. Naucz się pisać i mówić konkretnie.

Całe tony czasu marnują się z Twojej winy. Jeśli tylko mówisz niewyraźnie, niejasno, nieprecyzyjnie, skazujesz się na liczne niekończące się pytania i domysły ze strony innych. Jeśli dużo osób zadaje Ci pytania dotyczącego tego, co rzekomo już tłumaczyłeś, znaczy się, że nie wytłumaczyłeś dobrze. Weź winę na siebie, a nie na rozkojarzenie partnera rozmowy. I naucz się dokładnie i konkretnie mówić i pisać, nawet do tych rozkojarzonych, by zminimalizować ponowne pytania.

Chcesz dostać wzór precyzyjnego maila? Napisz do mnie.

6. Nigdy nie rozmawiaj z nikim bez przygotowania.

Jeśli masz w zwyczaju na spontanie gadać z innymi o zadaniach służbowych, to życzę Ci powodzenia. Marnujesz czas swój i swoich współpracowników. Niezależnie, czy prosisz kogoś na 2-3 minuty do siebie, czy też masz przed sobą 40 minutową rozmowę telefoniczną, zawsze, ale to zawsze, wynotuj punkty konieczne do omówienia i trzymaj się planu.

Jeśli tego nie robisz, to grzeszysz przeciw własnej efektywności, przeciw efektywności drugiego człowieka i oczywiście firmy.

7. Ogranicz podróże służbowe do koniecznych.

Jasne, że budowanie relacji jest ważne. Ale ważna jest też osobista efektywność, która w podróży zwyczajnie maleje. Jeśli coś możesz załatwić bez dalekich wyjazdów, załatw to bez dalekich wyjazdów! Z klientem z drugiej strony Polski można się czasem spotkać w połowie drogi! Wiem, bo zawsze to proponuję i 1/2 klientów się zgadza – albo na rozmowę online, albo na inne miejsce spotkania.

Chcesz więcej wskazówek? Napisz w komentarzu! Dostarczę!

A jeszcze więcej, duuużo więcej, na temat osobistej efektywności dowiesz się na Seminarium Możesz Więcej Niż Myślisz. Czy masz już bilety?